Votre guide sur la Canada debt collection agency

Une agence de recouvrement au Canada est bien plus qu'un simple service. C'est un partenaire stratégique qui aide votre entreprise à récupérer des fonds impayés de manière professionnelle et, surtout, légale. Elle agit comme un intermédiaire expert pour négocier des solutions, vous permettant de protéger votre flux de trésorerie tout en vous concentrant sur ce que vous faites de mieux.

Comprendre le rôle d'une agence de recouvrement

Professionnels discutant d'un dossier financier dans un bureau moderne

Quand une facture reste impayée, elle se transforme vite en casse-tête administratif et en trou dans votre budget. C'est précisément là qu'une agence de recouvrement entre en jeu. Son rôle premier est de piloter la récupération de votre argent, mais en suivant un processus structuré et parfaitement conforme aux lois en vigueur.

On est loin de l'image réductrice du collecteur insistant. Voyez plutôt l'agence comme un médiateur financier. C'est elle qui prend en charge le dialogue, souvent délicat, entre vous (le créancier) et la personne ou l'entreprise qui vous doit de l'argent (le débiteur). L'objectif est presque toujours de trouver un terrain d'entente, comme mettre en place un plan de paiement réaliste qui fonctionne pour tout le monde.

Bien plus que de simples appels

Le travail d'une agence de recouvrement est un véritable métier d'expertise qui va bien au-delà de la simple collecte. Pour être efficace et éthique, ses responsabilités couvrent plusieurs facettes cruciales.

Voici ce qu'une bonne agence fait pour vous :

  • Médiation et négociation : Elle prend les rênes de la communication pour trouver des solutions à l'amiable. L'idée est de préserver autant que possible la relation commerciale qui vous lie, quand c'est pertinent.
  • Gestion administrative : Fini la paperasse! L'agence s'occupe de la documentation, du suivi des dossiers et des communications officielles. Ça vous libère un temps précieux.
  • Conformité légale : C'est un point non négociable. L'agence garantit que chaque action respecte le cadre juridique strict, tant au niveau provincial que fédéral, qui encadre le recouvrement au Canada.
  • Enquête et localisation : Si un débiteur a disparu des radars, l'agence déploie des techniques d'enquête spécialisées, connues sous le nom de skip-tracing, pour le retrouver.

Un partenaire économique essentiel

Le rôle de ces agences est vital pour la santé financière des entreprises, particulièrement pour les PME. En assurant la récupération des créances, elles maintiennent vos liquidités à flot et préviennent les problèmes de trésorerie qui peuvent mettre un frein brutal à votre croissance.

Leur impact sur l'économie canadienne est d'ailleurs bien réel. En 2022, on a enregistré environ 116 000 dossiers d'insolvabilité au pays. Et en 2023, le secteur des services de soutien aux entreprises, qui inclut le recouvrement, a généré des recettes moyennes de 154 900 $ CA par PME. Ce chiffre montre bien à quel point leur travail est important pour la liquidité des entreprises. Pour creuser ces statistiques, les données sur l'insolvabilité sont disponibles sur le site du gouvernement du Canada.

En transformant une créance qui semblait perdue en capital réinjecté dans votre entreprise, une agence de recouvrement ne fait pas que récupérer de l'argent. Elle restaure votre stabilité financière et vous permet de vous concentrer à nouveau sur l'innovation et le développement.

Au final, une agence de recouvrement de créances n'est pas un simple fournisseur, mais un véritable allié. Qu'il s'agisse de factures commerciales B2B, de loyers impayés ou de soldes de prêts, elle gère une grande variété de dettes. Faire appel à ses services, c'est tout simplement choisir de protéger activement la santé financière de votre entreprise en confiant une tâche complexe à des experts.

Naviguer le cadre légal du recouvrement au Canada

Le recouvrement de créances au Canada est loin d'être le Far West. C'est un domaine très encadré, balisé par un ensemble de lois provinciales et fédérales pensées pour protéger tout le monde, et particulièrement les débiteurs.

Pour une entreprise, bien connaître ces règles du jeu est essentiel. Quand vous choisissez une agence de recouvrement, vous devez vous assurer qu’elle respecte la loi à la lettre. Ce n’est pas juste une question de conformité; c’est une façon de protéger directement la réputation de votre marque. Une seule erreur, une approche un peu trop agressive, et c’est votre image qui en paie le prix, sans parler des plaintes et des amendes potentielles.

Les lois provinciales : un cadre strict pour chaque région

Au Canada, le pouvoir de réglementer le recouvrement appartient principalement aux provinces et territoires. Concrètement, ça veut dire que les règles ne sont pas les mêmes à Vancouver, à Montréal ou à Toronto. Au Québec, par exemple, tout repose sur la Loi sur le recouvrement de certaines créances et la Loi sur la protection du consommateur. Ces textes sont les piliers qui dictent ce qu'une agence a le droit de faire, ou non.

Ces lois sont très précises sur les droits des débiteurs et les devoirs des agences. Elles encadrent de près chaque étape du processus.

Voici quelques exemples de ce qui est formellement interdit dans la plupart des provinces :

  • Le harcèlement : Finis les appels menaçants, les insultes ou la pression excessive.
  • Les appels à toute heure : Il y a des plages horaires strictes pour les contacts, et les jours fériés sont généralement intouchables.
  • Parler de la dette à n'importe qui : L'agence ne peut pas appeler votre patron, vos voisins ou votre famille pour discuter de votre dette, sauf dans des cas très rares et prévus par la loi.
  • Mentir sur son identité ou les conséquences : Une agence ne peut pas se faire passer pour un avocat ou un agent du gouvernement. Elle ne peut pas non plus menacer d'actions en justice irréalistes pour faire peur.

Les obligations fondamentales d'une agence

Avant même de décrocher le téléphone, une agence de recouvrement sérieuse a un protocole à suivre. L'une des premières étapes, obligatoire dans plusieurs provinces, est l'envoi d'un avis écrit officiel au débiteur.

Cet avis doit être clair et contenir des informations cruciales : le nom du créancier d'origine, le montant exact dû et le nom de l'agence qui a pris le relais. Ce n'est qu'une fois ce courrier envoyé que les appels et autres communications peuvent légalement commencer.

Faire équipe avec une agence qui connaît sur le bout des doigts les subtilités juridiques de chaque province, c'est votre meilleure police d'assurance. Vous vous assurez un recouvrement professionnel, éthique et respectueux, ce qui renforce la confiance envers votre entreprise.

Quand une dette est confiée à une agence, elle laisse une trace sur le dossier de crédit du débiteur. Un compte en recouvrement peut faire baisser la cote de crédit pendant plusieurs années. Par contre, si la dette est réglée, même après une entente de paiement, cela peut aider à limiter les dégâts sur le long terme.

Parfois, le dialogue ne suffit pas. Lorsque toutes les tentatives à l'amiable ont échoué, il faut se tourner vers les tribunaux. Obtenir un jugement en sa faveur est une étape importante, mais faire exécuter ce jugement est une autre paire de manches. Pour mieux comprendre cette phase souvent complexe, consultez notre guide sur la gestion des jugements au Canada. C'est une lecture clé pour savoir comment transformer une décision de justice en argent dans vos coffres.

Le processus de recouvrement, étape par étape

Alors, comment une simple facture impayée se transforme-t-elle en argent dans votre compte? Le parcours est loin d'être une série d'appels téléphoniques aléatoires. C'est en fait un processus méthodique et stratégique, une véritable feuille de route que toute agence de recouvrement sérieuse au Canada suit à la lettre. L'idée est de maximiser les chances de succès, tout en naviguant scrupuleusement le cadre légal.

Tout commence au moment où vous nous confiez un dossier. Plutôt que de foncer tête baissée, un professionnel va d'abord prendre le temps de tout vérifier. On s'assure que les informations sont exactes : le montant de la dette, les coordonnées du débiteur, l'historique du compte. Cette étape est fondamentale pour bâtir un dossier solide et éviter des erreurs coûteuses plus tard.

Une fois que tout est validé, la communication officielle peut démarrer.

L'ouverture du dialogue

La première prise de contact est généralement un avis écrit, qui peut prendre la forme d'une mise en demeure. Ce document a un double objectif : il informe le débiteur que son dossier a été transféré à une agence et lui offre une première chance de régler la situation à l'amiable. Dans plusieurs provinces, c'est d'ailleurs une exigence légale.

Après cet envoi, l'agence va utiliser une combinaison de canaux, comme le téléphone ou le courriel, pour établir un contact direct. Le but n'est pas de mettre la pression, mais bien d'ouvrir un dialogue constructif. Nos agents sont formés pour écouter, comprendre la réalité du débiteur et trouver des solutions qui fonctionnent pour tout le monde.

Le véritable objectif d'une agence n'est pas seulement de récupérer une somme, mais de trouver une issue viable. Proposer un échéancier de paiements réaliste est souvent bien plus efficace qu'exiger un paiement intégral immédiat. Cette souplesse fait toute la différence.

Bien entendu, tous ces échanges sont menés avec le plus grand professionnalisme, en respectant les plages horaires permises par la loi et en assurant une confidentialité totale.

Et si le débiteur est introuvable?

C'est un classique : le débiteur a déménagé sans laisser de nouvelle adresse. C'est un scénario fréquent, mais loin d'être une impasse. C'est là que les agences de recouvrement modernes déploient des services d'enquête spécialisés, mieux connus sous le nom de skip-tracing.

Cette infographie résume bien les trois piliers du recouvrement légal au Canada : le respect des lois, la communication formelle et la protection des droits de chacun.

Infographic about canada debt collection agency

Comme on peut le voir, chaque action est encadrée par des règles strictes. Cela garantit un processus juste et éthique, du début à la fin.

Grâce à des bases de données puissantes et des techniques d'investigation avancées, les experts en skip-tracing peuvent retrouver la trace d'individus ou d'entreprises qui semblaient s'être volatilisés. Pour mieux comprendre cette expertise, jetez un œil à nos services d'enquête et de localisation (skip-tracing), un atout indispensable pour dénouer les cas les plus complexes.

Le recours judiciaire en dernier ressort

Il faut savoir que la grande majorité des dossiers de recouvrement se règlent à l'amiable, sans jamais mettre les pieds dans un tribunal. C'est l'approche que tout le monde préfère : c'est plus rapide, moins cher et beaucoup moins conflictuel.

Pour mieux visualiser les options, ce tableau compare les différentes approches possibles face à une créance.

Comparatif des approches de recouvrement

Ce tableau compare le recouvrement interne, le recours à une agence et l'action judiciaire pour évaluer l'efficacité, le coût et l'impact de chaque méthode.

Critère Recouvrement interne Agence de recouvrement Action judiciaire
Efficacité Limitée, dépend des ressources Élevée, expertise dédiée Très élevée si jugement favorable
Coût Temps et salaires internes Basé sur la performance (commission) Élevé (frais d'avocat, de cour)
Impact relation client Peut être négatif si mal géré Neutre à positif (tiers professionnel) Très négatif, rupture de la relation
Rapidité Lent et souvent non prioritaire Rapide, processus optimisé Très long (délais judiciaires)

Ce comparatif montre clairement que l'agence de recouvrement offre un équilibre optimal entre efficacité, coût et préservation de la relation d'affaires.

Cependant, si un débiteur refuse catégoriquement de coopérer malgré toutes les tentatives de dialogue, l'option judiciaire reste sur la table. C'est une décision qui n'est jamais prise à la légère et toujours en concertation avec vous, le créancier. L'agence vous présentera une analyse claire des coûts, des délais et des chances de succès avant d'aller de l'avant.

Ce processus bien rodé, de la validation du dossier à la négociation, en passant par la localisation et, si besoin, l'action légale, assure une gestion complète et professionnelle de vos comptes à recevoir. Chaque étape est pensée pour optimiser les résultats tout en protégeant votre réputation.

Comment choisir la bonne agence pour votre entreprise

Dénicher une agence de recouvrement au Canada, ce n'est pas juste signer un contrat de service. C'est une décision stratégique qui aura un impact direct sur votre flux de trésorerie, votre réputation et, franchement, votre tranquillité d'esprit. Voyez ce partenaire comme une extension de votre propre équipe : il faut donc le choisir avec un soin méticuleux pour garantir professionnalisme et résultats.

Le bon partenaire peut transformer une situation stressante en un processus clair et bien ficelé. En posant les bonnes questions et en sachant quoi regarder, vous trouverez l'agence qui non seulement récupérera votre argent, mais qui protégera aussi l'image de marque que vous avez mis tant d'années à construire.

La conformité, un point de départ non négociable

Avant même de parler de performance ou de tarifs, le premier filtre est purement légal. Au Canada, le recouvrement est une affaire sérieuse, encadrée par des lois provinciales très strictes. Une agence doit absolument détenir les permis nécessaires pour travailler dans chaque province où se trouvent vos débiteurs.

Ne prenez surtout pas ça à la légère. Engager une agence qui n'est pas en règle vous expose à des poursuites et peut salir votre réputation de façon permanente.

Exigez toujours des preuves de conformité :

  • Licences provinciales : L'agence a-t-elle le droit d'opérer au Québec, en Ontario, en Colombie-Britannique, bref, partout où vous avez des clients?
  • Connaissance des lois locales : Est-ce que ses agents sont formés sur les subtilités de la Loi sur la protection du consommateur de chaque province? Ce n'est pas la même partout.
  • Politique de confidentialité : Comment l'agence protège-t-elle les données sensibles, que ce soit les vôtres ou celles de vos débiteurs?

Cette vérification de base est votre meilleure protection. Elle vous assure que chaque démarche faite en votre nom sera éthique, professionnelle et, par-dessus tout, légale.

La technologie, un vrai gage d'efficacité

À notre époque, une agence de recouvrement qui se contente d'un téléphone et de lettres postales est déjà dépassée. La technologie est devenue un différenciateur majeur qui influence directement les taux de succès et la qualité de votre expérience. Un partenaire moderne se doit de vous offrir des outils qui vous simplifient la vie et vous donnent une vue d'ensemble.

Cherchez une agence qui propose un portail client en ligne. C'est un incontournable. Il vous permet de soumettre de nouveaux dossiers en quelques clics, de suivre l'avancement de chaque cas en temps réel et de télécharger des rapports clairs. Fini les chaînes de courriels interminables et les appels juste pour savoir où en est tel ou tel dossier.

Les outils internes de l'agence comptent tout autant. Utilise-t-elle des systèmes d'enquête modernes (skip-tracing) pour retrouver les débiteurs qui ont « disparu »? Ses plateformes de communication sont-elles à la fois sécurisées et efficaces? Une agence à la fine pointe de la technologie est souvent synonyme de résultats plus rapides.

Le choix d'une agence, c'est trouver le parfait équilibre entre l'humain et la machine. L'expertise des agents est irremplaçable pour la négociation, mais c'est la technologie qui apporte la vitesse, la précision et la transparence dont vous avez besoin.

Des tarifs justes et sans zones d'ombre

La question de l'argent est, bien sûr, au cœur de vos préoccupations. Le modèle le plus courant et le plus juste dans le métier est celui qui fonctionne à la performance, souvent résumé par la devise « pas de recouvrement, pas de frais ». En clair, l'agence ne touche une commission que sur les sommes qu'elle réussit à récupérer pour vous.

Ce modèle a le mérite d'aligner complètement les intérêts de l'agence sur les vôtres.

Pour éviter les mauvaises surprises, voici ce que vous devez absolument vérifier :

Élément à vérifier Ce qu'il faut rechercher
Structure des frais Une commission claire, en pourcentage des montants recouvrés.
Frais cachés Demandez s'il y a des frais d'ouverture de dossier, des frais administratifs ou des frais d'enquête.
Taux dégressifs Est-ce que l'agence propose de meilleurs taux pour les grosses créances ou si vous lui confiez beaucoup de dossiers?
Clarté du contrat Toutes les conditions tarifaires doivent être écrites noir sur blanc, sans aucune place à l'interprétation.

Un partenaire de confiance n'aura jamais peur d'être transparent sur ses prix. Si une offre vous semble trop belle pour être vraie, ou si les réponses à vos questions sur les coûts restent vagues, c'est un drapeau rouge.

L'expertise dans votre secteur et la qualité du service

Enfin, chaque industrie a ses particularités. On ne recouvre pas une créance commerciale entre deux entreprises de la même façon qu'un loyer impayé ou qu'un jugement à exécuter pour un cabinet d'avocats. Assurez-vous que l'agence a une expérience concrète et prouvée dans votre domaine d'activité.

N'hésitez pas à demander des études de cas ou des références de clients qui vous ressemblent. Une agence spécialisée comprendra le contexte de vos factures, adoptera le bon ton et saura comment négocier plus habilement avec le type de débiteurs que vous avez.

La qualité de la communication est le dernier pilier. Votre contact à l'agence doit être réactif, professionnel et proactif. Une bonne agence vous tient au courant des avancées importantes, répond vite à vos questions et agit avec le même professionnalisme que vous exigez de vos propres employés. Après tout, elle représente votre entreprise.

Des exemples concrets de recouvrement selon votre secteur d'activité

Entrepreneur examinant des factures impayées sur son ordinateur portable dans un bureau lumineux

Pour vraiment comprendre ce qu’une agence de recouvrement peut faire pour vous, rien ne vaut des exemples tirés du terrain. La théorie, c’est bien beau, mais c’est dans la pratique qu’on voit la réelle valeur ajoutée. Après tout, chaque industrie a ses propres défis quand vient le temps de gérer les comptes en souffrance.

Voyons ensemble quelques scénarios typiques. Ils vous montreront comment une approche bien rodée peut transformer un casse-tête financier en une solution claire et nette, peu importe votre domaine.

Pour les petites et moyennes entreprises (PME)

Pour une PME, la gestion des liquidités est le nerf de la guerre. Une seule facture importante qui traîne peut faire dérailler un budget serré et mettre en péril des mois d’efforts.

Imaginez une entreprise de construction qui vient de terminer un gros chantier de rénovation. La facture s'élève à 15 000 $ et, 90 jours plus tard, toujours rien. Les courriels de rappel restent sans réponse et les appels tombent dans le vide. La frustration monte.

C’est précisément là qu’une agence de recouvrement entre en jeu. L'agent attitré au dossier prend le relais avec un ton professionnel. Il découvre que l'entreprise cliente traverse une passe difficile. Au lieu de mettre de la pression inutile, il propose un plan de paiement réaliste, étalé sur trois mois.

Le résultat? La PME récupère la totalité de son dû sans devoir engager des frais d’avocat exorbitants. Sa trésorerie est stabilisée, et elle peut se concentrer sur ce qu’elle fait de mieux : construire.

Pour les propriétaires et gestionnaires immobiliers

La gestion d'immeubles vient avec son lot de défis, mais les loyers impayés sont souvent en tête de liste. Quand un locataire part à la cloche de bois en laissant des mois de loyer en plan, la perte financière peut être salée.

Prenons le cas d'un gestionnaire d'un immeuble à logements à Montréal. Un ancien locataire s'est volatilisé, laissant derrière lui une ardoise de 4 500 $ en loyers et en dommages. Impossible de le retracer.

L'agence de recouvrement active alors ses services de localisation, aussi connus sous le nom de skip-tracing. Grâce à des outils d'enquête et à l'accès à des bases de données spécialisées, ses experts retrouvent la trace du débiteur dans une autre province. Le contact est rétabli, et l'agence lui expose calmement ses obligations pour négocier le remboursement.

Le processus est simple et efficace :

  • Analyse du dossier : L'agence vérifie le bail et toutes les preuves de la dette.
  • Enquête de localisation : Le skip-tracing permet de trouver la nouvelle adresse et les coordonnées.
  • Négociation professionnelle : La communication est ferme, mais toujours respectueuse, pour arriver à une entente.
  • Suivi serré : L'agence s'assure que chaque paiement est fait jusqu'à ce que la dette soit réglée.

Sans l’aide de cette agence de recouvrement au Canada, le propriétaire aurait sans doute dû faire une croix sur cet argent.

Pour les cabinets d'avocats et les créanciers judiciaires

Gagner sa cause en cour, c'est une étape cruciale. Mais ce n'est que la moitié du travail. Faire exécuter le jugement et récupérer l'argent est souvent le plus grand défi.

Imaginez un cabinet d'avocats qui a obtenu un jugement de 50 000 $ pour son client dans une affaire de rupture de contrat. Malheureusement, le débiteur ignore la décision du tribunal et semble avoir tout fait pour organiser son insolvabilité.

Le cabinet fait alors appel à une agence qui se spécialise dans l'exécution de jugements. Celle-ci met ses enquêteurs sur le coup pour retracer les actifs cachés du débiteur : comptes en banque secrets, véhicules, propriétés. Avec ces informations en main, l'agence travaille de concert avec les huissiers de justice pour lancer des procédures de saisie.

Cette approche chirurgicale garantit que la décision du tribunal est respectée et que le client de l'avocat obtient enfin les fonds qui lui sont dus. Comme vous pouvez le voir, une agence de recouvrement est bien plus qu'un simple fournisseur; c'est un partenaire stratégique qui s'adapte à votre réalité pour protéger vos arrières.

Vos questions fréquentes sur le recouvrement de dettes

Le monde du recouvrement peut vite paraître intimidant, avec son jargon et ses règles complexes. Pour démystifier tout ça, nous avons rassemblé ici les questions que les entrepreneurs comme vous nous posent le plus souvent.

Nos réponses sont directes, pratiques et pensées pour le contexte canadien. L'objectif est simple : vous donner l'information juste pour que vous puissiez prendre les bonnes décisions et mieux comprendre les rouages du métier.

Combien coûtent les services d'une agence de recouvrement ?

La structure de prix la plus courante, et de loin la plus juste, est le modèle à la performance. On résume souvent ça par la phrase : « pas de recouvrement, pas de frais ».

En clair, l'agence ne touche une commission que sur l'argent qu'elle réussit réellement à récupérer pour vous. Ce pourcentage varie généralement selon deux critères : l'âge de la créance et son montant. Logiquement, plus une facture est vieille, plus le travail pour la recouvrer est ardu, ce qui peut faire grimper le taux.

Ce modèle est gagnant-gagnant, car il aligne complètement les intérêts de l'agence avec les vôtres. Son succès est votre succès. C’est une garantie qu’elle mettra toute son énergie à obtenir des résultats. Méfiez-vous des agences qui exigent de gros frais de départ ou des abonnements; cela peut cacher un manque de confiance en leur propre efficacité.

Est-ce qu'une dette impayée affecte la cote de crédit ?

Absolument, et l'impact est majeur. Lorsqu'un dossier est transmis à une agence de recouvrement, une note spéciale (souvent appelée « R9 ») est ajoutée au dossier de crédit du débiteur chez Equifax et TransUnion. C'est l'une des pires notes possibles.

Cette inscription peut faire chuter un pointage de crédit de façon spectaculaire et y rester pendant six à sept ans, selon la province, même si la dette est finalement payée. Pour le débiteur, ça complique énormément l'accès à de futurs crédits comme une hypothèque, un prêt auto ou même une simple carte de crédit.

Pour une entreprise, mentionner cette conséquence de manière professionnelle lors des communications peut parfois suffire à motiver un débiteur à régler sa situation avant qu'il ne soit trop tard.

Quel est le délai de prescription pour récupérer une dette ?

C'est une notion juridique essentielle au Canada. Le délai de prescription est la période maximale pendant laquelle vous pouvez poursuivre quelqu'un en justice pour une dette. Une fois ce délai écoulé, la dette existe toujours, mais vous perdez le droit de la réclamer devant un tribunal.

Ce délai n'est pas le même partout :

  • Québec : La prescription générale est de 3 ans.
  • Ontario et Alberta : Le délai est de 2 ans à partir de la date d'échéance, du dernier paiement ou de la dernière reconnaissance de dette.
  • Colombie-Britannique : On parle également d'un délai de 2 ans.

Le message à retenir : il faut agir vite. Confier une créance à une agence bien avant la fin de ce délai maximise vos chances de succès, car la menace d'une poursuite judiciaire reste une option crédible.

Que faire si je ne trouve plus mon débiteur ?

C'est un classique frustrant : un client déménage, change de numéro et s'évapore dans la nature pour éviter de payer. Essayer de le retrouver soi-même est souvent une perte de temps et d'énergie.

C'est là que les services d'enquête spécialisés, aussi appelés skip-tracing, entrent en jeu. Une agence de recouvrement professionnelle a accès à des outils et à des bases de données inaccessibles au grand public. Ses enquêteurs peuvent rapidement retracer une nouvelle adresse, un employeur ou des coordonnées à jour.

Cette expertise transforme une situation qui semblait sans issue en une nouvelle chance de reprendre contact et de négocier un paiement. Ne baissez jamais les bras juste parce qu'un débiteur est devenu difficile à joindre.

Ces questions ne sont qu'un survol. Pour des réponses encore plus complètes et adaptées à votre réalité, jetez un œil à notre section de questions fréquentes sur le recouvrement.


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