Lancer une demande de vérification des antécédents judiciaires peut sembler être une montagne de paperasse, mais c’est en réalité une des démarches les plus importantes pour protéger votre entreprise. C'est l'outil qui vous permet de prendre des décisions d'embauche éclairées, de limiter les risques et de garantir un environnement de travail sécuritaire, le tout en respectant les lois canadiennes.
Ce qu'il faut savoir sur la vérification d'antécédents judiciaires au Canada
Naviguer dans le processus de vérification des antécédents est un passage obligé pour toute entreprise qui prend au sérieux la confiance et la sécurité. Que ce soit pour embaucher un nouvel employé, promouvoir quelqu'un à un poste clé ou même choisir un locataire, cette étape vous donne une vision claire de l'intégrité de la personne en face de vous.
Plus qu'une simple formalité, une vérification bien menée renforce la culture de votre entreprise. Elle montre concrètement votre engagement à protéger vos équipes, vos clients et vos actifs.
Comprendre les différents niveaux de vérification
Il est essentiel de comprendre qu'il n'y a pas de vérification « taille unique ». Le niveau de détail de l'enquête dépend entièrement des besoins du poste et du contexte. Au Canada, on distingue principalement trois niveaux :
- La vérification de base du casier judiciaire : C'est le niveau le plus courant. Elle confirme simplement si une personne a des condamnations criminelles pour lesquelles un pardon n'a pas été octroyé. Idéal pour la plupart des postes à faible risque.
- La vérification approfondie : Souvent connue sous le nom de E-PIC (Enhanced Police Information Check), elle va plus loin. Elle inclut les accusations en attente, les ordonnances de probation et les mandats d'arrêt. On la demande pour les postes de confiance.
- La vérification pour le secteur vulnérable : C'est la plus poussée et elle est obligatoire pour toute personne qui travaillera avec des enfants ou des adultes vulnérables. Elle inclut toutes les informations de l'E-PIC, en plus des infractions sexuelles qui ont fait l'objet d'un pardon.
Le but d'une vérification n'est jamais d'exclure des candidats sur un coup de tête. C'est de s'assurer que la personne choisie est la bonne pour les responsabilités qui lui seront confiées, créant ainsi un milieu de travail plus sûr pour tout le monde.
Chaque type de vérification a donc une application précise, conçue pour un niveau de risque différent. Le choix dépendra toujours de la nature du poste à combler. Il faut d'ailleurs faire attention à ne pas confondre cette démarche avec la gestion de jugements, qui est un processus complètement différent lié au recouvrement de dettes après une décision de justice.
Pour vous aider à y voir plus clair, voici un petit tableau qui résume les différences et les usages de chaque type de vérification.
Aperçu des différents types de vérifications d'antécédents
Ce tableau comparatif vous aidera à visualiser rapidement quelle vérification correspond le mieux à vos besoins spécifiques.
| Type de vérification | Informations incluses | Quand l'utiliser ? |
|---|---|---|
| Vérification de base du casier judiciaire | Condamnations criminelles non pardonnées | Postes généraux, bénévolat, rôles à faible risque. |
| Vérification approfondie (E-PIC) | Casier judiciaire, accusations en suspens, ordonnances judiciaires | Postes de confiance, gestion financière, accès à des données sensibles. |
| Vérification pour le secteur vulnérable | Informations de l'E-PIC + infractions sexuelles pardonnées | Travail avec des enfants, des personnes âgées ou des personnes handicapées. |
Choisir la bonne vérification est donc la première étape pour bâtir une équipe solide et digne de confiance.
Choisir la bonne vérification pour chaque situation
Toutes les vérifications d’antécédents ne se valent pas. Savoir laquelle choisir est crucial, non seulement pour rester conforme à la loi, mais aussi pour obtenir l’information dont vous avez vraiment besoin pour protéger votre organisation. Au Canada, on peut regrouper les vérifications en trois grandes catégories, chacune adaptée à un niveau de risque et de responsabilité différent.
Comprendre ces nuances vous évitera de dépenser temps et argent pour une vérification trop poussée, ou pire, de passer à côté d’une vérification essentielle pour un poste clé. Chaque type de vérification offre une perspective différente sur le passé d’un individu, et c’est toujours le contexte qui dicte le bon choix.
La vérification de base du casier judiciaire
La plus courante, c’est la vérification de base du casier judiciaire. Généralement, elle passe par le Centre d'information de la police canadienne (CIPC) de la GRC. C’est simple et direct.
Ce qu’elle confirme? Si une personne a des condamnations criminelles pour lesquelles une suspension du casier (ce qu’on appelait avant un pardon) n’a pas été accordée. C’est l’option parfaite pour les postes où le risque est jugé faible.
Pensez à un commis d’entrepôt, un développeur junior ou un graphiste. Pour ce genre de rôle, cette vérification est souvent amplement suffisante. Elle confirme l’absence d’un historique criminel pertinent sans trop s’immiscer dans la vie privée du candidat.
La vérification approfondie pour les postes de confiance
Quand les enjeux montent d’un cran, la vérification de base ne suffit plus. C’est là que la vérification approfondie entre en jeu, souvent appelée E-PIC (Enhanced Police Information Check). Comme son nom l’indique, elle va bien au-delà des simples condamnations.
Cette vérification inclut :
- Les informations de la vérification de base.
- Les accusations qui sont encore devant les tribunaux.
- Les ordonnances judiciaires toujours en vigueur (comme une ordonnance de probation).
- Les mandats d’arrêt potentiels.
Cette vérification est essentielle pour tout poste qui exige un haut degré de confiance : gestion des finances, accès à des données sensibles, supervision d'employés. Elle brosse un portrait beaucoup plus complet et actuel de la situation judiciaire d'une personne.
Prenons un exemple concret : vous embauchez un contrôleur financier. Une vieille condamnation pour fraude est un drapeau rouge, c’est évident. Mais une accusation en cours pour le même délit l’est tout autant pour évaluer le risque. De même, si vous avez besoin de services d'enquête, comme la recherche et la localisation de personnes que nous offrons, la fiabilité de l'agent est capitale, ce qui rend cette vérification indispensable.
Au Canada, une vérification de base via le Répertoire national de la GRC révèle les actes criminels pour lesquels un adulte a été reconnu coupable, sans suspension de casier. Pourtant, beaucoup d’employeurs, surtout les PME, vont opter pour une « vérification accrue des renseignements de la police » qui combine le casier judiciaire et les affaires en cours, histoire de jouer de prudence. Pour en savoir plus, jetez un œil aux dernières tendances en vérification d'antécédents pour 2024.
La vérification pour le secteur vulnérable
Le niveau de vérification le plus strict est celui destiné au secteur vulnérable. Ce n’est pas un choix, c’est une obligation légale pour quiconque travaille ou fait du bénévolat auprès de personnes vulnérables. On parle ici des enfants, bien sûr, mais aussi des aînés ou des personnes avec un handicap.
Elle couvre tout ce que contient la vérification approfondie (E-PIC), mais avec un ajout crucial : elle peut révéler des informations sur des infractions d'ordre sexuel pour lesquelles une suspension du casier a été accordée.
Imaginez une garderie qui embauche un nouvel éducateur. Une simple vérification du casier pourrait passer à côté d’un risque majeur si une infraction pertinente a été « pardonnée ». La vérification pour le secteur vulnérable est justement conçue pour fermer cette porte et assurer une protection maximale aux plus fragiles. Pour les écoles, les hôpitaux, les CHSLD et toute organisation du genre, c'est non négociable.
Lancer la demande sans se compliquer la vie
Maintenant qu’on a vu la théorie, passons à la pratique. Une fois que vous avez déterminé quel type de vérification il vous faut, il est temps de se lancer. Demander une vérification d'antécédents judiciaires peut sembler être une montagne de paperasse, mais en suivant quelques étapes logiques, vous éviterez les erreurs classiques qui créent des retards frustrants.
Que vous choisissiez de passer par votre service de police local ou une agence privée accréditée, tout se joue sur la préparation et la rigueur. Le système est conçu pour être juste, mais une seule petite erreur peut tout faire dérailler.
Par où commencer : police ou agence privée ?
Votre première décision est de savoir à quelle porte frapper. Au Canada, vous avez principalement deux options, chacune avec ses pour et ses contre.
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Le service de police local : C'est la voie traditionnelle. Pour les vérifications du secteur vulnérable, c'est souvent la seule option, car elles nécessitent une validation locale. Le bémol, c'est que les délais peuvent être plus longs, surtout dans les grandes villes où les demandes s'accumulent.
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Les agences tierces accréditées : Plusieurs entreprises canadiennes sont autorisées par la GRC à mener ces vérifications. Des compagnies comme Sterling Backcheck ou GardaWorld ont des plateformes en ligne qui rendent le processus beaucoup plus rapide, surtout pour les vérifications de base et approfondies (E-PIC). Le coût varie, mais pour une entreprise, le temps économisé vaut souvent l'investissement.
Peu importe votre choix, la première étape reste la même : rassembler tous les documents. Une demande incomplète est la raison numéro un des retards.
L'incontournable consentement éclairé
Avant même de penser à remplir un formulaire, il y a une règle d'or : vous devez obtenir le consentement écrit et éclairé du candidat. C'est une obligation légale, dictée par des lois sur la protection de la vie privée comme la LPRPDE au fédéral et ses équivalents provinciaux.
Faire signer un papier ne suffit pas. Le candidat doit comprendre précisément ce qu'il accepte : quel type de vérification sera menée, pourquoi ces informations sont demandées, et qui y aura accès. Ignorer cette étape vous expose à de sérieux risques juridiques.
Ce consentement doit être un document à part, pas une petite clause perdue au bas d'un contrat d'embauche. Il doit être clair, précis et signé. C’est non négociable.
Rassembler les documents essentiels
Une fois le consentement en poche, il faut préparer les pièces justificatives. Un dossier complet dès le départ est le meilleur moyen d'assurer un traitement fluide et rapide.
Voici ce qui est généralement demandé :
- Deux pièces d'identité valides : Il en faut absolument une avec photo (permis de conduire, passeport, carte de résidence permanente). La deuxième peut être une carte d'assurance maladie (si votre province le permet), un certificat de naissance ou une carte de citoyenneté.
- Le formulaire de demande bien rempli : Chaque service de police ou agence a son propre formulaire. Assurez-vous que tout est rempli lisiblement et sans la moindre erreur. Une simple inversion de chiffres dans une date de naissance peut bloquer tout le dossier.
- Le formulaire de consentement signé : Comme je l'ai dit, c'est la pierre angulaire de votre demande.
- Une preuve d'adresse : Une facture récente (comme Hydro-Québec ou Bell) ou un relevé bancaire peut être exigé pour confirmer l'adresse actuelle du candidat.
Ce schéma illustre bien comment les différents niveaux de vérification s'emboîtent.
On voit bien la progression : chaque étape ajoute une couche d'analyse, symbolisée par la loupe pour l'enquête de base, puis le bouclier familial pour le secteur vulnérable, montrant un niveau de rigueur croissant.
Un dernier conseil pratique : faites une copie de tous les documents que vous soumettez. Ça vous permettra de garder une trace et de répondre vite si on vous demande des précisions. Un peu d'organisation au départ peut vous faire gagner des jours, voire des semaines, sur le résultat final. Une demande bien préparée est déjà à moitié approuvée.
Jongler entre conformité légale et droits de la personne
Demander une vérification d’antécédents, ce n’est pas juste remplir un formulaire. C’est un processus encadré par des lois très strictes qui protègent les droits de chacun. Au Canada, tout est une question d'équilibre : le besoin de sécurité d'un employeur d'un côté, et le droit à la vie privée du candidat de l'autre.
Ignorer ces règles, même sans le vouloir, peut vous coûter cher en plaintes pour discrimination ou en amendes. Il est donc crucial de bien comprendre vos obligations avant de vous lancer.
Le cadre juridique canadien à respecter
Au niveau fédéral, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) donne le ton. Elle dicte comment les entreprises privées doivent gérer les informations personnelles, de la collecte à la divulgation.
Mais ce n'est pas tout. Chaque province a ses propres lois sur la vie privée, et il faut les respecter aussi. Au Québec, par exemple, la Loi 25 impose des exigences encore plus sévères. Bref, vous devez être conforme aux deux paliers de gouvernement.
En tant qu'employeur, voici vos obligations de base :
- Avoir un consentement clair : Le candidat doit vous donner son accord par écrit. Il doit savoir précisément quel type de vérification vous ferez et pourquoi. Pas de surprises.
- Collecter juste le nécessaire : Vous ne pouvez pas tout demander. L'information doit être directement liée aux exigences du poste, rien de plus.
- Protéger les données : Les informations obtenues sont confidentielles. Elles doivent être stockées de façon sécuritaire et détruites une fois qu'elles ne sont plus utiles.
Le point le plus important à retenir : trouver un casier judiciaire ne veut pas dire que vous pouvez automatiquement refuser un candidat. L'infraction doit avoir un lien direct et logique avec les tâches du poste. C'est ce qu'on appelle le « principe du lien rationnel ».
Le principe du lien rationnel, en pratique
Ce concept de lien rationnel est la clé pour éviter la discrimination. Si vous refusez une candidature, votre décision doit s'appuyer sur une analyse objective du risque que représente l'infraction pour le poste en question.
Par exemple, une condamnation pour fraude financière il y a deux ans est clairement pertinente pour un poste de comptable. Par contre, une vieille condamnation pour méfait sur la voie publique n'a probablement rien à voir avec les responsabilités d'un programmeur web.
Depuis le 4 mars 2024, le Québec a d'ailleurs renforcé ses règles pour protéger les personnes vulnérables en rendant la vérification d'antécédents obligatoire pour les demandes de tutelle. Même là, un dossier criminel n'est pas un non automatique; la décision finale revient au tribunal. Pour les détails, vous pouvez consulter les nouvelles exigences en matière de tutelle.
Les droits du candidat, à ne jamais oublier
Le processus n'est pas à sens unique. Les candidats ont aussi des droits pour s'assurer que tout se passe de manière juste et transparente.
- Droit d'accès : La personne a le droit de voir les informations que vous avez recueillies sur elle.
- Droit de correction : Si le rapport contient une erreur, le candidat peut la contester et demander à l'organisme qui a fait la vérification de la corriger.
- Droit à l'information : Si vous décidez de ne pas embaucher la personne à cause des résultats, vous devez l'en informer et lui donner une chance de s'expliquer.
En mettant en place une politique de vérification claire, transparente et conforme, vous protégez votre entreprise des risques légaux, mais vous montrez aussi que vous êtes un employeur juste et respectueux.
Les coûts, les délais et l’interprétation des résultats
Une fois votre demande de vérification envoyée, deux questions vous viennent sûrement à l’esprit : combien ça va coûter et quand aurai-je les résultats? C'est tout à fait normal. La gestion des coûts et des délais est une étape aussi cruciale que la demande elle-même pour bien planifier votre processus de recrutement.
Voyons ensemble comment naviguer ces aspects pratiques sans se compliquer la vie.
Quels sont les coûts à prévoir?
Le prix d'une vérification d'antécédents judiciaires au Canada n'est pas coulé dans le béton. Il varie beaucoup selon la profondeur de la recherche dont vous avez besoin. Pensez-y comme ceci : une vérification de base sera toujours plus abordable qu'une enquête complète qui mobilise plus de ressources.
En général, attendez-vous à payer entre 25 $ et plus de 100 $ (CAD). Plusieurs facteurs influencent la facture finale :
- Le type de vérification : Une simple consultation du CIPC se situera dans la fourchette basse. Par contre, une vérification E-PIC ou une vérification pour le secteur vulnérable coûtera plus cher.
- La prise d'empreintes digitales : Parfois, le nom et la date de naissance ne suffisent pas pour que la GRC confirme l’identité de quelqu'un. Dans ce cas, il faut passer par les empreintes digitales, ce qui ajoute des frais supplémentaires.
- Le fournisseur choisi : Les services de police locaux et les agences privées n'ont pas les mêmes tarifs. Les agences sont souvent plus rapides, mais cela peut se refléter sur le prix.
Un bon conseil : ne voyez pas la vérification comme une simple dépense. C'est un investissement pour la sécurité et la réputation de votre organisation. Le coût d'une mauvaise embauche est infiniment plus élevé que celui d'une vérification sérieuse.
Comprendre les délais de traitement
L'attente des résultats peut être stressante, surtout si vous avez hâte de combler un poste important. Les délais varient énormément, allant de quelques heures à peine à plusieurs semaines.
Le volume de demandes que les services de police doivent gérer joue un grand rôle. Par exemple, des statistiques judiciaires récentes au Québec ont montré une hausse des poursuites criminelles, passant de 5 366 à 5 641 en une seule année. Cette charge de travail supplémentaire peut inévitablement allonger les délais pour les vérifications d'antécédents. Pour ceux qui s'intéressent aux chiffres, le rapport complet sur l'activité judiciaire offre plus de contexte.
Pour vous aider à y voir plus clair, voici un aperçu des coûts et des délais moyens selon le type de vérification.
Estimation des coûts et délais par type de vérification au Canada
Ce tableau résume les coûts et délais moyens auxquels vous pouvez vous attendre. Gardez en tête que ce sont des estimations; les délais réels peuvent varier.
| Type de vérification | Coût moyen (CAD) | Délai de traitement estimé |
|---|---|---|
| Vérification de base (CIPC) | 25 $ – 50 $ | 24 à 72 heures |
| Vérification approfondie (E-PIC) | 50 $ – 80 $ | 3 à 10 jours ouvrables |
| Vérification (avec empreintes) | 70 $ – 120 $ | 2 à 12 semaines |
| Vérification secteur vulnérable | 60 $ – 100 $ | 1 à 4 semaines |
Les vérifications avec empreintes digitales sont de loin les plus longues, car elles impliquent un traitement manuel et des comparaisons dans les bases de données nationales.
Comment réagir si un dossier n'est pas vierge?
Recevoir un rapport qui contient des informations peut être déstabilisant. Le premier réflexe à avoir, c’est de ne pas sauter aux conclusions. Un casier judiciaire n'entraîne pas automatiquement un refus.
La loi vous impose d'analyser si l'infraction a un lien direct avec les responsabilités du poste. C'est ce qu'on appelle le principe du lien rationnel. Par exemple, une condamnation pour conduite avec facultés affaiblies datant de dix ans a peu d'importance pour un poste de graphiste. Par contre, pour un poste de chauffeur-livreur, c'est une tout autre histoire.
Si vous êtes face à cette situation, la meilleure chose à faire est d'en discuter ouvertement et avec respect avec le candidat. Offrez-lui la chance de vous expliquer le contexte. Cette conversation doit rester professionnelle et se concentrer uniquement sur les faits et leur pertinence pour le poste, en accord avec les directives des commissions des droits de la personne. C'est non seulement une preuve d'équité, mais cela protège aussi votre entreprise contre d'éventuelles plaintes pour discrimination.
On répond à vos questions sur la vérification d’antécédents
Même avec le meilleur guide en main, il reste toujours quelques questions pointues sur la vérification des antécédents judiciaires. C’est tout à fait normal. On a donc regroupé ici les interrogations les plus fréquentes pour vous aider à y voir plus clair et à avancer sans hésitation.
L'idée est de vous donner des réponses directes et pratiques, du consentement jusqu'à la durée de validité d'une vérification.
Est-ce que je peux vérifier les antécédents de quelqu'un sans lui demander?
La réponse courte et simple : non. C'est totalement illégal au Canada. Les lois sur la protection de la vie privée, tant au fédéral qu'au provincial, sont extrêmement claires là-dessus.
Vous devez absolument obtenir une autorisation écrite, signée par la personne concernée, avant de lancer quoi que ce soit. Ce formulaire de consentement n'est pas une simple formalité; il doit préciser noir sur blanc :
- Le type exact de vérification que vous demandez.
- Pourquoi vous en avez besoin (ex. : pour un poste de…).
- Qui, dans votre entreprise, aura accès au rapport final.
Faire l'impasse sur cette étape vous expose à de sérieux problèmes juridiques, avec des amendes qui peuvent grimper jusqu'à 100 000 $ par infraction en vertu de la LPRPDE.
La transparence n'est pas une option, c'est une obligation. Un consentement bien ficelé protège tout le monde : le candidat, votre entreprise, et ça établit une relation de confiance dès le départ.
Pendant combien de temps une vérification d’antécédents est-elle bonne?
Il n'y a pas de date de péremption officielle sur une vérification d'antécédents. Pensez-y comme à une photo : elle montre la situation à l'instant T. Théoriquement, dès le lendemain, quelque chose de nouveau pourrait s'ajouter au dossier de la personne.
Cela dit, dans la pratique, la plupart des entreprises s'entendent pour dire qu'une vérification reste pertinente pour une période de six mois à un an. Au-delà, on considère qu'elle est un peu défraîchie.
Pour des postes plus sensibles, comme dans le secteur vulnérable (auprès des enfants ou des aînés), une seule vérification à l'embauche n'est souvent pas suffisante. La bonne pratique, de plus en plus répandue, est de refaire une vérification à intervalles réguliers, par exemple tous les trois à cinq ans, histoire de maintenir un environnement sécuritaire.
Qu'est-ce que je fais si je trouve une erreur dans mon dossier?
Découvrir une coquille dans son propre dossier, c'est stressant, on le sait. Mais respirez : vous avez tout à fait le droit de contester une information qui vous semble incorrecte. La loi vous donne les outils pour corriger le tir.
Votre premier réflexe? Contactez directement le service de police ou l'agence qui a émis le rapport pour leur signaler l'erreur. Préparez-vous à fournir des preuves pour appuyer votre contestation.
Si c'est une vérification par empreintes digitales traitée par la GRC, vous pouvez faire une demande de rectification directement auprès d'eux. Pour que ça aille plus vite, ayez en main tous les documents pertinents : une preuve d'acquittement, un certificat de suspension de casier, ou tout autre papier officiel de la cour.
Une entreprise a-t-elle le droit de ne pas m'embaucher à cause de mon casier judiciaire?
Oui, c'est possible. Mais — et c'est un gros mais — la décision doit respecter des règles très strictes pour ne pas tomber dans la discrimination. On ne peut pas écarter une candidature juste parce qu'un dossier criminel existe.
Le mot-clé à retenir est « lien rationnel ». Concrètement, ça veut dire que l'infraction inscrite au dossier doit avoir un lien direct et logique avec les responsabilités du poste que vous visez.
Prenons deux exemples pour que ce soit plus clair :
- Scénario logique : Une condamnation passée pour fraude financière est directement liée à un poste de comptable. L'employeur a de bonnes raisons de refuser la candidature.
- Scénario non pertinent : Une vieille condamnation pour conduite dangereuse n'a rien à voir avec les tâches d'un programmeur informatique. Refuser le poste pour ce motif pourrait être jugé discriminatoire.
Et un point super important : si vous avez obtenu une suspension de casier (ce qu'on appelait avant un pardon), les infractions visées ne peuvent généralement plus être utilisées contre vous lors d'une embauche. Pour d'autres questions du genre, jetez un œil à notre section de questions fréquentes.
Naviguer dans les détails des vérifications d’antécédents et autres types d'enquêtes peut devenir compliqué. Pour des services professionnels qui vous assurent d'être en règle et de dormir sur vos deux oreilles, faites confiance à Primat. Notre expertise en enquêtes et en recouvrement vous aide à prendre de meilleures décisions, en toute sécurité.
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