Une recherche de dossier criminel est bien plus qu'une simple formalité. C'est un processus qui permet de jeter un coup d'œil aux antécédents judiciaires d'une personne au Canada. C’est une étape clé, toujours menée avec le consentement de l'individu, pour évaluer les risques avant de confier un poste important, que ce soit pour un emploi ou du bénévolat.
Pourquoi vérifier le dossier criminel de quelqu'un?
Allons droit au but. Une vérification d'antécédents judiciaires n'est pas faite pour fouiner. C'est un outil de gestion du risque, pur et simple. Pour une entreprise, cela devient non négociable quand le poste à combler repose sur la confiance et l'intégrité.
Pensez à un poste dans la finance où la personne jongle avec des sommes importantes, ou un rôle en cybersécurité qui donne accès à toutes vos données sensibles. Dans ces cas, la vérification est une mesure de protection de base pour l'entreprise, ses clients et ses actifs. C'est du gros bon sens.
Pour un OBNL, c'est tout aussi essentiel. Avant de laisser un bénévole s'occuper d'enfants, de personnes âgées ou d'autres groupes vulnérables, il faut s'assurer que tout est en ordre. C’est une question de diligence raisonnable pour garantir un environnement sécuritaire pour tout le monde.
Une question de confiance, pas d'intrusion
Il faut voir ça pour ce que c'est : un moyen de s'assurer que le passé de quelqu'un ne représente pas un risque direct et pertinent pour les tâches qu'il s'apprête à faire. C'est tout. Voilà pourquoi tout doit être fait dans les règles de l'art, de manière éthique et légale.
Au Canada, la règle d'or est le consentement éclairé. La personne doit comprendre parfaitement pourquoi on demande cette vérification et ce qu'on fera des informations obtenues. Sans ça, on ne va nulle part.
Ignorer cette règle peut vous attirer de sérieux ennuis juridiques. Des lois comme la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) sont très claires sur la façon de collecter et d'utiliser ces informations.
Dans quels cas une vérification est-elle justifiée?
Alors, quand est-ce que ça vaut vraiment la peine? Plusieurs situations le justifient. Voici quelques exemples tirés du terrain :
- Embauche pour des postes à risque : Pensez aux employés de banque, aux administrateurs de réseaux informatiques ou au personnel soignant.
- Postes au sein du gouvernement : Plusieurs rôles exigent une cote de sécurité qui inclut cette vérification.
- Bénévolat avec des personnes vulnérables : Les entraîneurs d'équipes sportives pour jeunes ou les bénévoles dans une résidence pour aînés, par exemple.
- Obtention de licences professionnelles : Certains ordres professionnels l'exigent avant de délivrer un permis de pratique.
Ce guide est là pour vous aider à y voir clair. On va vous montrer comment mener ce processus, choisir le bon type de vérification et interpréter les résultats correctement, tout ça en respectant à la lettre les lois canadiennes.
Choisir le bon type de vérification de casier judiciaire
Toutes les vérifications de casier judiciaire ne sont pas créées égales. C'est une erreur que je vois souvent : choisir la mauvaise approche peut vous faire perdre du temps et de l'argent, et pire encore, ne pas vous donner les informations dont vous avez réellement besoin. Il est donc essentiel de bien saisir les différences entre les options qui s'offrent à vous au Canada.
La vérification la plus courante est celle de base, souvent appelée « vérification par nom et date de naissance ». Elle va essentiellement vous dire s'il y a des condamnations criminelles au dossier pour lesquelles un pardon (maintenant appelé une suspension de casier) n'a pas été accordé. Pour un poste de bureau classique, sans accès à des personnes vulnérables ou à des informations sensibles, c'est généralement tout ce qu'il vous faut.
La vérification de base suffit-elle toujours ?
La réponse courte ? Non. Loin de là.
Imaginons un instant que vous embauchez un comptable. Une vérification de base pourrait sembler suffisante. Mais que se passe-t-il si ce poste vient avec un pouvoir de signature sur les comptes de l'entreprise? Dans ce cas, il serait judicieux de compléter la recherche de dossier criminel avec une vérification de la solvabilité pour mieux évaluer le risque financier.
La distinction la plus importante survient toutefois lorsque le poste implique un contact direct avec des personnes vulnérables. C'est là que les choses changent radicalement.
Le cas particulier du secteur vulnérable
La vérification des antécédents en vue d'un travail auprès de personnes vulnérables est la plus complète et la plus rigoureuse de toutes. Elle va bien au-delà des simples condamnations actives.
Ce type de vérification peut révéler des informations beaucoup plus sensibles, comme :
- Des accusations qui ont été retirées ou qui ont mené à une absolution, surtout s'il s'agit d'infractions d'ordre sexuel.
- Des contacts avec la police qui n'ont pas abouti à des accusations, mais qui pourraient indiquer un comportement à risque.
- Toutes les suspensions de casier (les anciens pardons) pour des infractions sexuelles.
Pour un moniteur de camp de jour, un enseignant ou un préposé aux bénéficiaires, cette vérification est non négociable. Essayer de se contenter d'une vérification de base pour un tel rôle serait plus qu'une erreur; ce serait une grave négligence.
La loi est très claire à ce sujet : si le poste place une personne en situation d'autorité ou de confiance auprès d'enfants ou d'adultes vulnérables, cette vérification approfondie n'est pas une simple option. C'est une obligation légale et morale.
Comparaison des types de vérification d'antécédents au Canada
Pour vous aider à y voir plus clair, voici un tableau qui résume les trois principaux types de vérification et leurs usages les plus courants. Ça permet de visualiser rapidement quelle option correspond à votre situation.
| Type de vérification | Informations incluses | Usage courant | Nécessite le consentement de la personne |
|---|---|---|---|
| Vérification de casier judiciaire (Base) | Condamnations criminelles non suspendues. | Emplois de bureau, commerce de détail, postes sans contact avec des populations vulnérables. | Oui |
| Vérification de casier judiciaire et d'affaires judiciaires (CIPC) | Condamnations, accusations en attente, ordonnances judiciaires. | Postes avec responsabilités financières, rôles gouvernementaux, sécurité. | Oui |
| Vérification pour le secteur vulnérable | Toutes les informations ci-dessus, plus les condamnations sexuelles suspendues, les absolutions et les contacts pertinents avec la police. | Écoles, garderies, hôpitaux, organismes de bienfaisance, sports pour jeunes. | Oui |
En fin de compte, le choix du type de recherche de dossier criminel doit toujours être dicté par la nature du poste. Prenez le temps d'analyser les responsabilités et les risques associés à la fonction avant même de commencer. C'est la seule façon de vous assurer d'obtenir les bonnes informations pour prendre une décision éclairée, juste et, surtout, conforme à la loi.
Lancer le processus de vérification étape par étape
Passer de la théorie à la pratique est souvent plus simple qu'on ne le pense. Au Canada, pour démarrer une recherche de dossier criminel, vous avez principalement deux options : vous adresser directement au service de police de votre localité ou passer par une entreprise privée accréditée par la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Chaque voie a ses avantages, mais la toute première étape est la même pour tout le monde, et elle n'est pas négociable.
Le point de départ est d'obtenir le consentement écrit et explicite de la personne que vous voulez vérifier. C'est la pierre angulaire de toute démarche légale et éthique. Un accord verbal ne vaut rien ici; il vous faut absolument un formulaire signé pour vous protéger et respecter la loi sur la vie privée.
Obtenir un consentement en bonne et due forme
Un bon formulaire de consentement est bien plus qu'une simple signature au bas d'une page. Il doit être limpide, précis et totalement transparent.
Voici les informations qui doivent absolument y figurer :
- Le nom complet et la date de naissance de la personne.
- La raison précise de la vérification (par exemple : embauche pour un poste de comptable, bénévolat auprès d'enfants).
- Le type de vérification que vous demandez (base, secteur vulnérable, etc.).
- Le nom de votre entreprise ou de l'organisation qui fait la demande.
- Une signature et la date, pour bien confirmer que le consentement a été donné de plein gré.
S'il manque un seul de ces éléments, le consentement peut être jugé invalide, et tout le processus sera bloqué.
Rassembler les bons documents
Une fois que vous avez le consentement en main, la personne devra fournir des pièces d'identité valides. L'erreur la plus courante, et celle qui cause le plus de retards, est de soumettre des informations incomplètes ou des documents périmés. Ça peut faire traîner les choses pendant des semaines.
En général, on demande deux pièces d'identité, dont au moins une avec photo, émises par un gouvernement. On parle ici du permis de conduire, de la carte d'assurance maladie (si votre province l'autorise pour l'identification), d'un passeport ou d'une carte de résidence permanente.
Mon conseil d'expert : Prenez deux minutes pour vérifier que les noms et dates de naissance sur les pièces d'identité correspondent exactement à ce qui est écrit sur le formulaire de consentement. Une simple petite coquille peut suffire à faire rejeter la demande.
Choisir entre la police et un service privé
La GRC a accrédité plusieurs entreprises privées qui peuvent s'occuper des vérifications de casier judiciaire. Ces services sont souvent plus rapides et proposent des plateformes en ligne très simples à utiliser, ce qui est un atout majeur pour les entreprises qui gèrent plusieurs demandes à la fois.
Par contre, pour des vérifications plus pointues, comme celle du secteur vulnérable, il faut presque toujours passer par un service de police. Le site de la GRC explique d'ailleurs très bien la marche à suivre. Il existe aussi des situations où l'on cherche des informations spécifiques sur une personne via des services spécialisés. Si ça vous intéresse, vous pouvez en apprendre plus sur ces techniques en lisant notre article sur le skip-tracing.
Pour vous aider à y voir plus clair, le schéma suivant résume bien les différents niveaux de vérification.
On voit bien que chaque niveau de vérification répond à un niveau de risque différent, allant d'une simple confirmation à une analyse complète pour les postes les plus sensibles.
Gardez en tête que les délais et les coûts peuvent beaucoup varier. Une vérification de base en ligne peut prendre de quelques heures à quelques jours et coûter entre 25 $ et 75 $ CAD. Une vérification approfondie, surtout si elle demande une prise d'empreintes digitales, peut s'étirer sur plusieurs semaines et dépasser les 100 $ CAD. Il faut donc planifier en conséquence pour ne pas avoir de mauvaises surprises.
Le consentement et la vie privée : les règles du jeu
Quand on parle de recherche de dossier criminel au Canada, le consentement, c’est la base de tout. Et attention, on ne parle pas d’une simple signature au bas d’une page. Pour qu’il soit valable, le consentement doit être « éclairé ». Ça veut dire que la personne doit savoir exactement pourquoi vous lui demandez ces informations et à quoi elles vont servir.
Des lois fédérales, comme la fameuse LPRPDE, sont très claires là-dessus. Le principe d’or, c’est la limitation de la collecte : on ne demande que ce qui est absolument nécessaire pour atteindre notre objectif. Pas plus.
Imaginons que vous cherchez à embaucher un livreur. Une vérification de base du casier judiciaire et du dossier de conduite est tout à fait justifiée. Mais demander une vérification complète du secteur vulnérable? Là, on dépasse les bornes, et ce serait probablement illégal. Il faut que la demande soit directement liée aux exigences du poste.
Le rapport est arrivé, et maintenant?
Bravo, vous avez le rapport en main. Mais votre travail ne fait que commencer. Vous êtes maintenant le gardien d'informations extrêmement personnelles. Une fuite ou une mauvaise gestion, et les conséquences peuvent être graves, autant pour la personne visée que pour votre réputation.
C’est pourquoi il est crucial d’avoir des règles claires en interne.
- Le stockage, c'est du sérieux : Que ce soit un bon vieux classeur qui se barre à clé ou un dossier sur un serveur, la sécurité doit être au rendez-vous. Pour le numérique, le chiffrement est incontournable. L’accès? Restreint au minimum de personnes possible.
- On ne garde pas ça pour toujours : Ces documents ont une date d’expiration. Définissez une durée de conservation logique, liée à l’objectif initial (par exemple, la durée de l’emploi). Une fois ce temps écoulé, on s'en débarrasse.
- La destruction doit être totale : Pour le papier, une déchiqueteuse fait l'affaire. Pour les fichiers numériques, un simple clic sur « Supprimer » ne suffit pas. Il faut utiliser un logiciel spécialisé pour s'assurer que les données sont vraiment irrécupérables.
Ne prenez jamais ça à la légère. Tenter de contourner les règles ou être négligent peut coûter très cher. Les amendes en vertu de la LPRPDE peuvent grimper jusqu'à 100 000 $ par infraction. Et ça, c'est sans compter les poursuites au civil et les dommages à votre image de marque.
Heureusement, il existe des services professionnels qui peuvent vous faciliter la vie. Des entreprises nord-américaines comme Certn ou Sterling Backcheck offrent des plateformes sécurisées qui simplifient la gestion de ces données sensibles. Mais n’oubliez jamais : même si vous déléguez une partie du processus, la responsabilité finale de protéger ces informations vous revient toujours. La diligence n’est pas juste une bonne idée, c’est une obligation.
Analyser les résultats sans tomber dans les pièges courants
Vous avez enfin le rapport en main. Et maintenant? C’est souvent ici que les erreurs commencent. Le réflexe le plus courant, et le plus dommageable, est de surréagir.
Une mention au dossier ne devrait jamais être un motif de disqualification automatique. Non seulement c'est une mauvaise pratique d'affaires, mais c’est aussi souvent illégal. La loi canadienne sur les droits de la personne est très claire : discriminer quelqu'un pour un casier judiciaire est interdit si l’infraction n’a aucun lien direct et pertinent avec le poste.
Ignorer cette nuance, c’est s’exposer à de sérieuses plaintes pour discrimination.
Évaluer la pertinence de l'infraction
Ici, le contexte est roi. Avant de tirer la moindre conclusion, vous devez vous poser trois questions fondamentales sur l'infraction :
- De quoi s'agit-il exactement? Un vol à l'étalage commis à 19 ans n'a pas le même poids qu'une fraude financière récente, surtout si vous cherchez à pourvoir un poste en comptabilité.
- Quand est-ce arrivé? Une erreur de jeunesse qui remonte à plus de dix ans est bien différente d'une condamnation de l'an dernier. Le temps est un facteur clé pour évaluer le risque réel.
- Quel est le lien avec le poste? C'est LA question cruciale. L'infraction augmente-t-elle de manière concrète et démontrable les risques liés aux tâches que cette personne devra accomplir au quotidien?
Prenons un exemple simple. Une condamnation pour conduite avec facultés affaiblies il y a dix ans? Pour un poste de développeur web qui travaille de la maison, c'est probablement non pertinent. Pour un poste de chauffeur-livreur, c'est une tout autre histoire.
L'objectif n'est pas de juger la personne, mais d'évaluer objectivement le risque. Votre décision doit reposer sur des faits, une analyse rationnelle, et non sur une réaction émotive ou un préjugé.
Prendre une décision juste et bien documentée
Si une infraction soulève une inquiétude légitime, la meilleure chose à faire est d'en parler ouvertement avec le candidat. Donnez-lui une chance de s'expliquer, de fournir du contexte. Vous pourriez être surpris d'apprendre les efforts de réhabilitation qui ont été faits depuis.
Une fois votre décision prise, quelle qu'elle soit, documentez votre raisonnement. Si vous décidez de ne pas embaucher, vous devez pouvoir justifier précisément en quoi l'infraction représente un risque inacceptable et directement lié aux fonctions du poste. Ces notes seront votre meilleure protection si votre décision est contestée.
Voici deux scénarios pour illustrer :
-
Scénario 1 : Pas de lien pertinent
- Poste : Cuisinier dans un restaurant.
- Infraction : Condamnation pour méfait public il y a 8 ans.
- Analyse : L'infraction n'a aucun rapport avec la préparation des aliments, l'hygiène ou le travail d'équipe. Refuser l'emploi sur cette base serait presque certainement considéré comme discriminatoire.
-
Scénario 2 : Lien pertinent
- Poste : Préposé aux bénéficiaires dans une résidence pour aînés.
- Infraction : Condamnation pour vol avec effraction il y a 2 ans.
- Analyse : Le poste implique d'entrer dans l'espace privé des résidents et d'avoir accès à leurs biens. Le risque est direct et évident. Cette situation justifie une évaluation très serrée, et possiblement un refus.
Cette approche rigoureuse vous aide non seulement à respecter la loi, mais aussi à ne pas passer à côté d'excellents candidats à cause d'erreurs passées qui n'ont plus aucune incidence aujourd'hui. D'ailleurs, une gestion adéquate des informations financières est tout aussi cruciale; pour en savoir plus, consultez notre guide sur la gestion des jugements qui complète bien cette démarche.
Quelques questions qui reviennent souvent
Pour bien boucler la boucle, passons en revue quelques questions que l'on entend très souvent sur le terrain. Ces réponses devraient clarifier les derniers points d'ombre et vous aider à démarrer vos démarches du bon pied.
Est-ce que je peux faire une recherche sur mon propre dossier criminel?
Oui, absolument. C'est même une très bonne habitude à prendre, surtout si vous vous apprêtez à postuler pour un emploi important. Ça vous permet de vous assurer que tout est en ordre et qu'il n'y a pas d'erreurs qui pourraient vous nuire.
C'est assez simple à faire. Il suffit de vous présenter à votre service de police local ou de passer par une agence privée accréditée par la GRC pour demander une copie de votre propre casier.
C'est quoi la différence entre une recherche par nom et une par empreintes digitales?
Voilà un point crucial à comprendre. Une vérification basée sur le nom et la date de naissance est la méthode la plus rapide et la plus économique. C'est parfait pour la majorité des vérifications d'antécédents de base.
Le hic, c'est que ce n'est pas une science exacte. Si quelqu'un d'autre a le même nom que vous et une date de naissance proche, il peut y avoir confusion. C'est rare, mais ça arrive.
Une vérification par empreintes digitales, elle, est fiable à 100 %. Vos empreintes sont comparées directement avec la base de données nationale de la GRC, ce qui élimine tout doute possible. C'est un processus plus long et un peu plus coûteux, mais c'est souvent la seule option acceptée pour les postes auprès de personnes vulnérables ou pour certains dossiers d'immigration.
Qu'est-ce qu'on fait si on trouve une erreur dans un dossier?
Si vous ou un candidat découvrez une information erronée, il ne faut pas attendre. La première chose à faire est de contacter le service de police qui est à l'origine de l'inscription.
Pour que l'erreur soit corrigée, il faudra fournir des preuves, comme des documents de la cour qui confirment l'erreur. Une fois que le service de police local a rectifié le tir, l'information est ensuite envoyée à la GRC pour que la base de données nationale soit mise à jour.
Une condamnation reste combien de temps dans un casier judiciaire?
Au Canada, une condamnation criminelle, en principe, reste inscrite au casier judiciaire pour toujours. Elle ne s'efface pas toute seule après un certain nombre d'années.
La bonne nouvelle, c'est qu'il existe une solution : la suspension du casier, qu'on appelait avant le « pardon ». Après une période de temps définie sans récidive, une personne peut en faire la demande. Si la Commission des libérations conditionnelles du Canada l'accorde, le casier est alors scellé et ne sera plus visible lors des vérifications d'antécédents courantes.
Vous avez d'autres questions? Jetez un œil à la section FAQ de notre site, on y répond à plusieurs autres interrogations.
Pour des services d'enquête et de vérification d'antécédents menés par des professionnels, dans le respect total des lois canadiennes, vous pouvez compter sur Primat. Visitez https://primat.ca pour voir comment on peut vous aider à prendre des décisions plus sûres et mieux informées.
