Demande de location formulaire : Le guide complet pour louer au Canada

Un bon formulaire de demande de location, c'est la base de tout. Pensez-y : ce n'est pas juste un bout de papier pour noter un nom et un numéro. C'est votre premier outil, celui qui vous aide à évaluer les candidats, à protéger votre investissement et à vous assurer que tout est fait dans les règles de l'art. Un formulaire bien pensé met tout de suite en place une relation claire et professionnelle.

Pourquoi un bon formulaire de location est si important

Considérez votre formulaire de demande de location comme bien plus qu'une simple formalité. C'est un outil stratégique, votre première ligne de défense en tant que propriétaire ou gestionnaire immobilier au Canada. Il remplit trois fonctions essentielles : évaluer les candidats de manière objective, protéger votre investissement sur le plan juridique et garantir que vous respectez les lois à la lettre.

Un processus de demande clair et bien structuré transforme ce qui peut être une étape stressante en une procédure simple et sécurisée pour tout le monde. Il vous permet de recueillir les mêmes informations pour chaque postulant, ce qui rend la comparaison juste et équitable. Vous minimisez ainsi les risques de discrimination involontaire et prenez vos décisions en vous basant sur des faits concrets, comme la capacité de payer et la fiabilité.

Évaluer, protéger et se conformer

Pour bien saisir l'importance du formulaire, imaginez le processus en trois grandes étapes : d'abord, on évalue le candidat, ensuite, on protège son bien immobilier, et enfin, on s'assure de respecter la réglementation.

Ce cheminement montre bien que tout part de la qualité des informations que vous récoltez au début. Sans un bon formulaire, tout le reste du processus de gestion locative devient plus compliqué.

Au final, le but est de bâtir une relation de confiance. Un formulaire professionnel, qui respecte la loi, envoie un message clair : vous êtes un propriétaire sérieux. Et ça, ça attire les bons locataires, ceux qui cherchent une relation locative stable et positive.

S'y retrouver dans les réglementations de chaque province

C'est un point crucial : il n'y a pas une seule loi sur la location résidentielle qui s'applique partout au Canada. Chaque province et territoire a ses propres règles, et cela change directement ce que vous avez le droit de demander ou non dans votre formulaire.

Un propriétaire en Ontario ne peut pas demander les mêmes renseignements qu'un propriétaire au Québec. Connaître ces différences n'est pas une simple suggestion, c'est une obligation légale. L'ignorer peut coûter cher en amendes et en litiges.

Par exemple, les lois au Québec, encadrées par le Tribunal administratif du logement (TAL), sont très strictes sur les questions que l'on peut poser afin d'éviter toute forme de discrimination. De leur côté, l'Ontario et la Colombie-Britannique ont leurs propres règles, supervisées respectivement par la Commission de la location immobilière et la Residential Tenancy Branch.

Les règles du jeu varient considérablement d'une province à l'autre. Ce tableau compare les informations qu'un propriétaire peut légalement demander dans les trois plus grandes provinces pour vous aider à y voir plus clair.

Comparatif des informations autorisées par province

Information demandée	Québec (Tribunal administratif du logement)	Ontario (Commission de la location immobilière)	Colombie-Britannique (Residential Tenancy Branch)
Numéro d'assurance sociale (NAS)	Interdit de l'exiger.	Interdit de l'exiger.	Interdit de l'exiger. Le locataire peut le fournir volontairement pour une enquête de crédit.
Preuve de revenu	Permis (lettre d'emploi, talons de paie). Le propriétaire ne peut exiger les relevés bancaires.	Permis (lettre d'emploi, talons de paie). Les sources de revenus légales (ex. : aide sociale) ne peuvent être une cause de refus.	Permis. Les informations doivent être directement liées à la capacité de payer le loyer.
État civil/Situation familiale	Interdit de poser des questions sur l'état civil, le statut familial (enceinte, enfants) ou l'orientation sexuelle.	Les mêmes protections s'appliquent en vertu du Code des droits de la personne.	Les mêmes protections s'appliquent. Les questions doivent se limiter au nombre d'occupants.
Rapports de crédit	Le consentement écrit du candidat est obligatoire pour effectuer une enquête de crédit.	Le consentement est aussi requis.	Le consentement est requis en vertu de la loi sur la protection des renseignements personnels (PIPA).
Références (locateurs précédents)	Permis et fortement recommandé.	Permis et courant.	Permis et courant.

Fermer les yeux sur ces nuances provinciales peut vous attirer des ennuis, comme des plaintes pour violation des droits de la personne. Un bon formulaire de demande de location doit absolument être adapté à la province où se trouve votre logement. C'est la seule façon de bien vous protéger tout en restant parfaitement en règle.

Les informations indispensables d'un formulaire de location efficace

Un bon formulaire de demande de location, c'est votre meilleur outil de travail. Il doit être assez complet pour vous donner un portrait juste du candidat, mais pas si long et compliqué qu'il le décourage. Le secret, c'est de trouver le juste équilibre en posant des questions pertinentes, tout en respectant à la lettre les lois canadiennes sur les droits de la personne.

Pensez à ce document comme le fondement de votre processus de sélection. Chaque section a une mission bien précise : vous aider à évaluer la fiabilité et la solvabilité d’un futur locataire de manière objective et équitable.

Informations personnelles des candidats

On commence par la base : savoir qui veut louer votre logement. Cette première section doit être simple, claire et aller droit au but.

Voici ce que vous devez absolument demander pour chaque adulte qui habitera le logement :

• Nom complet légal : Assurez-vous d’obtenir le nom tel qu'il apparaît sur une pièce d'identité officielle. C'est non négociable.
• Coordonnées actuelles : Un numéro de téléphone et une adresse courriel sont essentiels pour pouvoir communiquer facilement.
• Adresse actuelle : Demandez l'adresse complète, et n'oubliez pas de demander depuis combien de temps ils y habitent.

Surtout, évitez comme la peste les questions qui pourraient passer pour de la discrimination. Au Canada, il est illégal de poser des questions sur l'âge (sauf pour confirmer la majorité), l'origine, la religion, l'état civil ou l'orientation sexuelle. De toute façon, ça ne vous dit rien sur la qualité d'un locataire.

Historique locatif et références

Le passé d'un locataire est souvent le meilleur indicateur de son comportement futur. C'est ici que vous allez vérifier s'il a été fiable par le passé.

Demandez des informations sur ses deux derniers logements. Pour chaque adresse, assurez-vous d'avoir :

1. L’adresse complète du logement.
2. Les dates de début et de fin du bail.
3. Le montant du loyer mensuel qu'il payait.
4. Le nom et les coordonnées du propriétaire ou du gestionnaire.
5. La raison de son départ.

Si je pouvais vous donner un seul conseil, ce serait celui-ci : quand vous appelez un ancien propriétaire, posez-lui cette simple question : « Reloueriez-vous à cette personne? » La réponse, qu'elle soit un « oui » franc ou un silence hésitant, vaut de l'or.

Une chose très importante : vous devez absolument obtenir le consentement écrit du candidat pour contacter ses références. Intégrez une clause de consentement directement dans cette section du formulaire. C'est une étape incontournable.

Renseignements sur l'emploi et les revenus

C'est le nerf de la guerre. Cette partie sert à évaluer la capacité du candidat à payer son loyer, mois après mois. La stabilité financière, c'est la base de votre tranquillité d'esprit.

Pour chaque demandeur, il vous faut :

• Son statut d'emploi : Temps plein, temps partiel, travailleur autonome, étudiant?
• Son employeur actuel : Le nom de l'entreprise, son adresse et son numéro de téléphone.
• Son poste et le nom de son superviseur.
• Sa date d'embauche et son salaire (brut, annuel ou mensuel).

Si un candidat est à son compte ou a des revenus qui sortent de l'ordinaire, pas de panique. Demandez-lui simplement d'autres preuves, comme ses avis de cotisation des deux dernières années. Il faut savoir être flexible, mais toujours rigoureux. L'objectif est simple : confirmer qu'il a des revenus stables et suffisants.

Dans un monde de plus en plus numérique, on voit apparaître des plateformes qui aident les locataires à monter un dossier solide. C'est une tendance qui vient de France, avec des services comme DossierFacile qui crée un dossier numérique complet. En 2023, ce genre d'outil a accompagné un marché très actif : plus d'un Français sur trois a réservé une location saisonnière, ce qui montre bien l'engouement. Pour ceux que ça intéresse, vous pouvez jeter un œil aux statistiques sur le marché locatif français.

Les questions à éviter absolument

Pour rester dans les clous de la loi, certaines questions sont carrément à bannir de votre formulaire. La plus connue, c'est celle qui concerne le numéro d'assurance sociale (NAS).

Pourquoi ne pas demander le NAS?

C'est simple : vous n'avez pas le droit d'exiger le NAS d'un candidat sur votre formulaire. Ce numéro, c'est une information ultrasensible. Oui, il peut servir pour une enquête de crédit, mais pour cela, il vous faut d'abord un consentement explicite et séparé.

N'incluez jamais de champ pour le NAS sur votre formulaire de base. Si le candidat passe à la prochaine étape et accepte une vérification de crédit, c'est seulement à ce moment-là que vous pourrez demander cette information, dans un cadre sécurisé et avec une bonne raison.

Voici d'autres questions à ne jamais poser :

• Avez-vous des enfants ou prévoyez-vous en avoir? (Discrimination familiale)
• De quel pays venez-vous? (Discrimination basée sur l'origine)
• Recevez-vous de l'aide sociale? (Discrimination basée sur la source de revenus, ce qui est illégal dans plusieurs provinces comme l'Ontario)

Un formulaire bien fait, c'est votre première interaction avec un locataire potentiel. En posant les bonnes questions — et en évitant les mauvaises —, vous montrez votre professionnalisme et votre respect de la loi, tout en récoltant ce qu'il vous faut pour prendre une décision éclairée.

Comment vérifier les pièces justificatives sans commettre d'erreurs

Un formulaire rempli, c'est bien. Un formulaire dont les informations sont vérifiées, c'est encore mieux. C’est à cette étape que vous transformez les déclarations d’un candidat en faits concrets. C'est un moment clé qui demande de la rigueur, mais aussi un grand respect de la vie privée.

Voir cette étape non pas comme un interrogatoire, mais comme une validation de confiance. En confirmant l'authenticité des documents, vous vous protégez contre la fraude et vous vous assurez de prendre une décision éclairée, basée sur du solide.

Les documents que vous pouvez légalement demander

Au Canada, chaque province encadre strictement ce qu’un propriétaire peut exiger. Le but est simple : recueillir uniquement les informations nécessaires pour évaluer la capacité du candidat à payer son loyer et à être un bon locataire, sans jamais empiéter sur ses droits fondamentaux.

Voici une liste des pièces justificatives généralement acceptées :

• Une preuve d'identité : Exigez une pièce d’identité avec photo émise par le gouvernement, comme un permis de conduire ou un passeport. C'est le moyen le plus simple de confirmer que la personne qui remplit le formulaire de demande de location est bien celle qu'elle prétend être.
• Des justificatifs de revenus : Les bulletins de paie récents (les deux derniers, en général) ou une lettre d'emploi sont la norme. La lettre, elle, doit provenir de l’entreprise (avec en-tête), préciser le salaire, la date d'embauche et les coordonnées d'un superviseur.
• Un avis de cotisation : Pour les travailleurs autonomes ou ceux avec des revenus variables, l'avis de cotisation de l'Agence du revenu du Canada (ARC) des deux dernières années est une preuve en or de leur stabilité financière.

Un point crucial : vous ne pouvez pas exiger de relevés bancaires. Un candidat peut choisir de vous les montrer pour solidifier son dossier, mais cette démarche doit être 100 % volontaire de sa part.

L'enquête de crédit, une étape incontournable

L'enquête de crédit, c'est un peu votre super-pouvoir dans ce processus. Elle vous donne un portrait juste de l'historique financier d'un candidat : ses dettes, ses habitudes de paiement, son pointage de crédit. Au Canada, on se tourne principalement vers Equifax Canada et TransUnion Canada.

Attention, on ne procède pas à une vérification sur un coup de tête. La loi est très claire : vous devez obtenir le consentement écrit et explicite du candidat avant de lancer une enquête. Cette autorisation doit figurer dans une section dédiée de votre formulaire ou sur un document séparé.

Ce rapport vous dira si le candidat paie ses factures à temps, ou s'il traîne des dettes importantes qui pourraient nuire à sa capacité de payer le loyer. Des dettes impayées envers d'anciens propriétaires? C'est un drapeau rouge majeur. Parfois, il arrive que des candidats soient difficiles à retrouver; pour ces cas plus complexes, des services professionnels de localisation de personne peuvent être une ressource précieuse, à condition de toujours agir dans le respect des lois.

Gérer les cas particuliers avec doigté

La réalité, c'est que tous les candidats ne correspondent pas au profil classique de l'employé salarié avec un long historique de crédit canadien. Savoir évaluer ces profils autrement est la marque d'un propriétaire expérimenté.

Voici comment aborder quelques scénarios courants :

• Les travailleurs autonomes : Leurs revenus varient, c'est normal. Fiez-vous à leurs avis de cotisation des deux ou trois dernières années pour avoir une bonne moyenne. N'hésitez pas à demander des références de clients ou de partenaires d'affaires.
• Les nouveaux arrivants : Ils n'auront ni historique de crédit canadien, ni références locatives locales. Demandez-leur plutôt une preuve de fonds (relevés bancaires, qu'ils fournissent volontairement), une lettre d'emploi confirmant leur nouveau salaire au Canada, ou même une référence de leur ancien propriétaire dans leur pays d'origine.
• Les étudiants : Leurs revenus sont souvent faibles ou inexistants. C'est tout à fait courant et légal de demander un garant (un parent, par exemple). Celui-ci devra aussi remplir une demande et consentir à une enquête de crédit. Le garant s'engage alors légalement à payer le loyer si l'étudiant fait défaut.

Quelle que soit la situation, la communication est la clé. Expliquez simplement pourquoi vous avez besoin de certains documents et restez ouvert à des alternatives logiques. Un bon candidat appréciera votre transparence et comprendra que ce processus est là pour protéger tout le monde.

Comment analyser une candidature et repérer les signaux d'alerte

Vous avez reçu les formulaires et les pièces justificatives. C'est le moment décisif : comment choisir le bon locataire? Il ne s'agit pas simplement de trouver quelqu'un qui peut payer le loyer. Le vrai travail consiste à analyser chaque dossier de façon objective et équitable pour bâtir une relation locative saine et durable.

Le but est d'établir une méthode d'évaluation claire et cohérente. Chaque demande de location formulaire doit être passée au crible selon les mêmes critères. En adoptant une approche systématique, vous prenez une décision basée sur des faits, pas sur une intuition, et vous minimisez les biais. C'est la base d'un processus juste pour tous.

Mettre en place une grille d'évaluation objective

Pour ne pas vous fier uniquement à votre instinct, créez une grille d'évaluation simple. C'est un outil formidable pour comparer les candidatures sur un pied d'égalité.

Voici quelques points incontournables à y inclure :

• Ratio revenu/loyer : Les revenus mensuels du candidat sont-ils suffisants? En général, on considère que le loyer ne devrait pas dépasser 30 à 35 % du revenu brut mensuel. C'est une bonne règle de base.
• Stabilité de l'emploi : Depuis combien de temps le candidat travaille-t-il à son poste actuel? Un emploi stable est souvent synonyme de revenus fiables.
• Historique de crédit : L'enquête de crédit révèle-t-elle des paiements en retard ou des dettes importantes? C'est un indicateur clé de la rigueur financière d'une personne.
• Références des anciens propriétaires : Les retours sont-ils positifs? Si un ancien propriétaire hésite à recommander son locataire, c'est un signal à ne surtout pas ignorer.

Cette méthode vous donne une base solide pour justifier vos choix et vous protège contre d'éventuelles accusations de discrimination. C'est une démarche professionnelle qui rassure tout le monde.

La cohérence est votre meilleure alliée. Appliquez la même grille à chaque dossier, sans exception. Non seulement c'est plus juste, mais ça simplifie aussi grandement votre décision finale, surtout quand vous hésitez entre plusieurs bons candidats.

Repérer les signaux d'alerte les plus courants

Au-delà des chiffres, certains indices dans une candidature peuvent cacher un risque. Savoir les identifier est une compétence essentielle pour tout propriétaire ou gestionnaire qui se respecte.

Un premier drapeau rouge classique est le manque de cohérence dans les informations. Par exemple, si les dates d'emploi sur le formulaire ne collent pas avec ce que vous dit l'employeur, ou si l'adresse fournie ne correspond pas à celle de l'enquête de crédit, il y a de quoi se poser des questions.

Voici d'autres signaux à surveiller :

• Informations manquantes ou incomplètes : Un candidat qui « oublie » les coordonnées d'un ancien propriétaire a peut-être quelque chose à cacher.
• Réticence face à l'enquête de crédit : Un refus net de consentir à une vérification de crédit est souvent un très mauvais signe pour la santé de son dossier financier.
• Déménagements fréquents et inexpliqués : Un historique de baux très courts sans bonne raison (comme une mutation professionnelle) peut indiquer une certaine instabilité ou des conflits passés.
• Références vagues ou difficiles à joindre : Si un ancien propriétaire reste très évasif ou qu'un superviseur au travail semble à peine connaître le candidat, méfiez-vous.

Ces signaux ne mènent pas forcément à un refus automatique, mais ils justifient de creuser un peu plus. Une bonne analyse de la solvabilité du candidat vous aidera à y voir clair et à évaluer le risque de manière beaucoup plus précise.

La formalisation des processus de location est une pratique de plus en plus courante pour structurer le marché. En France, par exemple, la déclaration de mise en location via un formulaire spécifique est obligatoire dans certains secteurs pour réguler l'offre. Les sanctions pour non-déclaration peuvent atteindre des montants importants, ce qui souligne la valeur d'un cadre administratif clair. Cette formalisation répond à une demande croissante, structurant un marché dynamique pour protéger locataires et bailleurs. Pour en apprendre davantage sur ces réglementations, vous pouvez consulter les informations sur le site du gouvernement français.

En fin de compte, analyser une candidature, c'est un jeu d'équilibre. Il faut faire confiance aux informations reçues, mais toujours garder un œil critique pour protéger votre investissement.

Gérer les données personnelles dans le respect de la loi

Quand vous recevez un formulaire de demande de location, vous devenez le gardien d'informations très personnelles. C'est une grosse responsabilité. Au Canada, on ne badine pas avec ça. La gestion de ces données est encadrée par des lois strictes, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) au niveau fédéral, en plus de lois provinciales spécifiques en Alberta, en Colombie-Britannique et au Québec.

Concrètement, ces lois dictent comment vous devez collecter, utiliser, stocker et même détruire les informations des candidats. Ignorer ces règles peut vous coûter cher, non seulement en amendes, mais aussi en réputation. Un propriétaire professionnel, c'est avant tout un propriétaire digne de confiance.

Le consentement, la clé de tout

Le point de départ, c'est toujours le consentement. Vous devez obtenir la permission claire et explicite du candidat avant de faire quoi que ce soit avec ses infos, surtout pour une enquête de crédit.

Le consentement ne peut jamais être sous-entendu. Il faut le demander noir sur blanc. Le candidat doit savoir exactement pourquoi vous avez besoin de ses informations, comment vous allez les utiliser et qui y aura accès.

Votre formulaire de demande doit donc inclure une clause de consentement bien visible et rédigée en termes simples. Elle devrait préciser que les informations recueillies serviront à :

• Vérifier l'identité et les revenus.
• Contacter les références (anciens proprios, employeurs).
• Effectuer une enquête de crédit auprès d'une agence comme Equifax ou TransUnion.

Cette transparence n'est pas qu'une simple obligation légale; c'est aussi le fondement d'une bonne relation avec votre futur locataire.

Stocker les informations en toute sécurité

Une fois que vous avez ces documents, leur sécurité est de votre ressort. Qu'ils soient sur papier ou en format numérique, vous devez prendre les moyens nécessaires pour empêcher qu'ils soient perdus, volés ou consultés par les mauvaises personnes.

Pour les documents papier :

• Rangez les formulaires et les copies dans un classeur qui se verrouille. C'est le minimum.
• Limitez l'accès à ce classeur. Seules les personnes qui gèrent la sélection des locataires devraient y avoir accès.

Pour les fichiers numériques :

• Protégez vos fichiers et vos ordinateurs avec des mots de passe forts et uniques.
• Pensez à chiffrer votre disque dur. C'est une couche de sécurité de plus qui peut faire toute la différence.
• Faites attention aux courriels d'hameçonnage. Les fraudeurs adorent ce genre d'informations.

Combien de temps garder les dossiers? Et comment s'en débarrasser?

Vous ne pouvez pas garder les informations des candidats pour toujours. La règle d'or est simple : conservez les données juste le temps nécessaire pour l'objectif initial.

Pour les candidats que vous n'avez pas choisis, leurs dossiers doivent être détruits de façon sécuritaire dès que le logement est loué. Pour le locataire qui signe le bail, son formulaire de demande rejoint son dossier locatif. Vous le conserverez pour la durée du bail et une période raisonnable après son départ, comme le prévoient les lois de votre province.

Et quand vient le temps de détruire ces documents, assurez-vous que c'est irréversible. Pour le papier, une déchiqueteuse est votre meilleure amie. Pour le numérique, un simple clic sur « supprimer » ne suffit pas. Utilisez un logiciel d'effacement sécurisé pour que les données soient impossibles à récupérer.

La collecte de données bien structurée est cruciale dans plusieurs secteurs. Prenons l'exemple du marché de la location saisonnière à Nice, en France. Avec 6 000 annonces Airbnb actives, la ville a récolté 2,4 millions de dollars canadiens en taxe de séjour en 2022. C'est grâce à une collecte de données efficace via des formulaires que la gestion est possible et que les municipalités peuvent affiner leurs stratégies. Pour en savoir plus, vous pouvez lire sur l'impact des statistiques locales de location.

Ça y est, vous avez trouvé la perle rare! Choisir le bon candidat est une étape cruciale, mais le travail n'est pas tout à fait terminé. La façon dont vous allez maintenant communiquer et boucler le tout donnera le ton pour une relation locative saine et professionnelle.

La première chose à faire? Appeler le candidat que vous avez choisi. Un coup de fil, c'est direct et personnel. Assurez-vous que son intérêt pour votre logement est toujours d'actualité. Juste après, envoyez un courriel pour officialiser l'offre. Ce courriel devient votre trace écrite et précise clairement ce qui s'en vient.

Un mot pour tous les candidats

N'oubliez pas les autres. C'est une question de respect et de professionnalisme d'aviser les candidats qui n'ont pas été retenus. Un courriel simple et poli fait amplement l'affaire. La loi ne vous oblige pas à donner de raisons, et entre nous, c'est souvent mieux de ne pas en donner. Ça évite les débats inutiles ou les risques de vous faire accuser de discrimination.

Voici un modèle simple qui a fait ses preuves :

Bonjour [Nom du candidat],

Merci encore pour votre intérêt pour le logement au [Adresse]. Nous avons eu la chance de recevoir d'excellentes candidatures, ce qui a rendu notre choix difficile.

Nous avons finalement décidé de poursuivre avec une autre personne. Nous vous souhaitons la meilleure des chances dans vos recherches.

Cordialement,

[Votre nom]

Une communication comme celle-ci, claire et courtoise, protège votre réputation et laisse une bonne impression, même en cas de refus.

La signature du bail et les premiers paiements

Le formulaire de demande de location que vous avez fait remplir devient votre meilleur ami. Servez-vous des informations qu'il contient pour pré-remplir le bail officiel de votre province. Au Québec, par exemple, c'est le formulaire du Tribunal administratif du logement (TAL). Ça va plus vite et ça limite les risques d'erreurs de frappe.

Une fois le bail prêt, planifiez un rendez-vous pour la signature. Prenez le temps de passer au travers des clauses importantes avec votre nouveau locataire. C'est le moment idéal pour s'assurer que tout est clair pour tout le monde. C'est aussi à ce moment que vous récupérez le paiement du premier mois de loyer et, si c'est permis dans votre province, un dépôt de garantie.

Attention, vérifiez bien les règles. En Ontario, le dépôt ne peut pas dépasser un mois de loyer et ne sert que pour le loyer du dernier mois. En Colombie-Britannique, c'est la moitié d'un mois de loyer, pas plus.

Organiser l'information pour bien gérer

Dernière étape, et non la moindre : entrez toutes les informations du locataire dans votre système. Que vous utilisiez une simple feuille de calcul ou un logiciel de gestion, le fait de tout centraliser va vous sauver un temps précieux. Coordonnées, détails du bail, historique des paiements… tout sera au même endroit. Une bonne organisation dès le départ, c'est vraiment la clé pour une gestion locative sans maux de tête.

Foire aux questions sur le formulaire de demande de location

Le processus de location, c'est souvent un parcours semé de questions, que vous soyez propriétaire ou locataire. Pour que tout se passe bien et en toute légalité, il est essentiel d'avoir les bonnes réponses.

Ici, on va décortiquer les interrogations les plus fréquentes qui entourent le formulaire de demande de location au Canada.

Un candidat peut-il dire non à l'enquête de crédit?

Oui, un candidat a parfaitement le droit de refuser de donner son accord pour une enquête de crédit. C'est son choix.

Cependant, en tant que propriétaire, vous avez aussi le droit de décider de ne pas aller plus loin avec sa candidature pour cette raison. C'est un signal d'alerte à ne pas ignorer. Sans cette vérification, comment évaluer sérieusement sa capacité à payer le loyer à temps? C’est une étape standard pour la plupart des propriétaires au pays, et ce n’est pas pour rien.

Combien de temps garder les formulaires des candidats?

La règle d’or, c’est de conserver les informations personnelles uniquement le temps nécessaire à la prise de décision.

• Pour les candidatures refusées : Une fois que vous avez signé un bail avec le locataire de votre choix, vous devez détruire de façon sécuritaire les dossiers des autres candidats. C'est une question de respect de la vie privée.
• Pour le locataire qui emménage : Son formulaire de demande fait maintenant partie de son dossier officiel. Gardez-le précieusement pendant toute la durée du bail et même un peu après son départ, selon ce que les lois de votre province prévoient.

La destruction sécuritaire, c'est non négociable. Pensez déchiqueteuse pour les documents papier et logiciel d'effacement pour le numérique. On ne veut surtout pas que des informations sensibles tombent entre de mauvaises mains.

Puis-je demander un dépôt de garantie dans le formulaire?

Vous pouvez tout à fait mentionner la nécessité d'un dépôt, mais attention, chaque province a ses propres règles du jeu. Le montant que vous pouvez demander et les raisons pour lesquelles vous pouvez le faire varient énormément d'un océan à l'autre.

Par exemple, en Ontario, le seul dépôt que vous pouvez exiger est celui du dernier mois de loyer. Au Québec, c'est carrément illégal de demander un dépôt de garantie, mis à part le paiement du premier mois de loyer. Avant de demander quoi que ce soit, assurez-vous de connaître la loi qui s'applique chez vous.

Pour des réponses plus pointues sur ce genre de situation, notre FAQ complète sur les pratiques de location est une excellente ressource.

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Une bonne gestion locative commence toujours par une sélection de locataires faite avec soin. Mais si jamais un locataire part en vous laissant une mauvaise surprise financière, Primat.ca est là pour vous aider à récupérer votre argent. Découvrez nos services de recouvrement pour propriétaires.