Vérification casier judiciaire en ligne : Guide rapide au Canada

Effectuer une vérification de casier judiciaire en ligne au Canada, ce n'est pas comme faire une recherche sur Google. C'est un processus formel et bien encadré, piloté par la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et des agences accréditées. L'objectif est simple : protéger les renseignements personnels tout en répondant aux besoins légitimes, que ce soit pour un employeur, une organisation de bénévoles ou une démarche d'immigration.

Le casier judiciaire canadien, c'est quoi au juste ?

Avant même de commencer, il faut bien comprendre de quoi on parle. Savoir ce qu'est un casier judiciaire et connaître les différents niveaux de vérification qui existent vous évitera bien des maux de tête. C'est la clé pour choisir la bonne démarche, adaptée à votre situation précise.

Un casier judiciaire, souvent appelé certificat de police, est un relevé des informations criminelles sur une personne. Ce n'est absolument pas un dossier public. L'accès est très réglementé pour une bonne raison : la protection de la vie privée. Tout est centralisé dans le Fichier des casiers judiciaires du Canada (FCJC), une immense base de données gérée par la GRC.

Pour vous donner une idée, en 2022, ce fichier contenait environ 17 millions de fiches. C'est énorme, et ça explique pourquoi le système doit être si rigoureux. La quasi-totalité des vérifications sont demandées dans un contexte professionnel ou de bénévolat, et toujours avec le consentement clair de la personne concernée.

Les 3 types de vérifications à connaître

Le monde des vérifications de casier judiciaire peut sembler complexe, mais en réalité, il se résume à trois grandes catégories. Chacune a son propre objectif et révèle un niveau d'information différent. Choisir la bonne est la première étape cruciale.

• Vérification simple (nominale) : C'est la plus fréquente et la plus basique. Elle se base sur votre nom et votre date de naissance pour confirmer si vous avez un casier. C'est souvent suffisant pour des postes de bureau ou des emplois où il n'y a pas de contact direct avec des personnes vulnérables.

• Vérification avec empreintes digitales (certifiée) : Ici, on passe à un niveau supérieur. Cette méthode est nécessaire quand la vérification par nom ne permet pas de vous identifier avec certitude. Ça arrive, par exemple, si votre nom et votre date de naissance correspondent à ceux de quelqu'un d'autre qui a un casier. Les empreintes digitales, elles, ne mentent pas et garantissent une identification à 100 %.

• Vérification pour le secteur vulnérable (VSV) : C'est la vérification la plus poussée qui soit. Elle est obligatoire si vous travaillez ou faites du bénévolat auprès de personnes vulnérables, comme des enfants, des aînés ou des personnes handicapées. En plus des condamnations criminelles, elle peut révéler des informations sur des infractions sexuelles pour lesquelles un pardon a été accordé.

Comment savoir quelle vérification choisir ?

Le type de vérification dont vous avez besoin ne dépend pas de vous, mais du contexte. C'est l'organisation qui vous la demande qui dicte les règles.

Un poste de comptable dans une PME ? Une vérification simple suffira probablement. Vous voulez devenir entraîneur pour l'équipe de soccer de votre quartier ? Ce sera une vérification pour le secteur vulnérable, sans exception. De même, plusieurs démarches d'immigration ou de citoyenneté exigeront une vérification certifiée par empreintes digitales pour s'assurer de votre identité sans l'ombre d'un doute.

Le choix du type de vérification n'est pas une question de préférence. Il est imposé par la loi et les politiques de l'organisation qui en fait la demande. Choisir la mauvaise option peut vous coûter du temps et de l'argent.

Maintenant que vous comprenez ces distinctions, la suite du processus pour votre vérification de casier judiciaire en ligne sera beaucoup plus simple. Vous saurez exactement quels documents préparer et quelle procédure suivre dès le départ.

Pour y voir encore plus clair, voici un tableau qui résume les options.

Quelle vérification de casier judiciaire choisir

Ce tableau compare les principales vérifications disponibles au Canada pour vous aider à choisir celle qui convient à votre situation.

Type de vérification	Ce que ça inclut	Utilisations courantes	Empreintes digitales requises
Vérification simple (nominale)	Condamnations criminelles non pardonnées.	Emplois de bureau, licences professionnelles générales, bénévolat de base.	Non, sauf en cas de concordance de nom/date de naissance.
Vérification certifiée	Condamnations criminelles (confirmées par empreintes).	Immigration, citoyenneté, adoption, demandes de visa, emplois exigeant une identification formelle.	Oui, toujours.
Vérification pour le secteur vulnérable (VSV)	Toutes les condamnations, certaines suspensions de casier (pardons), et les conclusions de non-responsabilité pour troubles mentaux.	Travail ou bénévolat auprès d'enfants, de personnes âgées ou de personnes handicapées (ex. : écoles, garderies, hôpitaux).	Oui, si la vérification nominale n'est pas concluante.

En résumé, identifier la bonne vérification dès le départ est la meilleure façon de garantir un processus rapide et sans accroc.

Le parcours pour faire votre demande en ligne

Lancer une vérification de casier judiciaire en ligne peut sembler un peu complexe au premier abord, mais en réalité, le processus est assez direct. La première chose à décider, c’est par où vous allez passer : votre service de police local ou une agence privée accréditée par la GRC. Ce choix initial va dicter la suite des choses.

Bien sûr, les services de police locaux sont une option sûre. Le hic, c'est que les délais peuvent parfois être plus longs et tout n'est pas toujours numérisé. En revanche, les agences privées accréditées comme Primat proposent une expérience entièrement en ligne, pensée pour être rapide et simple. C'est un avantage non négligeable quand on est pressé par le temps.

Rassembler les documents essentiels

Peu importe qui vous choisissez, une bonne préparation est la clé pour que tout se passe bien. Vous allez devoir réunir quelques documents de base pour prouver qui vous êtes. C'est une étape incontournable qui assure que la vérification est faite sur la bonne personne et qui évite les fraudes.

Voici ce que vous devriez avoir à portée de main :

• Deux pièces d'identité valides : Il en faut absolument une avec photo. Pensez à votre permis de conduire, votre passeport, votre carte de résident permanent ou même votre carte d'assurance maladie (vérifiez les règles de votre province).
• Le formulaire de consentement : C'est le papier le plus important. Il prouve que vous donnez votre accord pour la vérification de vos antécédents. Sans votre consentement clair et signé, personne ne peut légalement faire de recherche sur vous au Canada.
• Les infos sur l'organisation qui demande la vérification : Si c'est pour un emploi ou du bénévolat, vous devrez donner le nom et l'adresse de l'organisation. Ça permet de s'assurer que les résultats correspondent bien au poste.

Une fois que vous avez tout ça, il faudra numériser vos documents. Prenez le temps de vous assurer que les images sont claires, que tout est lisible et qu'il ne manque rien. Une photo floue ou un document coupé, et c'est le rejet quasi assuré, ce qui vous ferait perdre un temps précieux.

Naviguer la soumission en ligne

Soumettre sa demande en ligne, c'est généralement assez simple. Vous aurez à remplir un formulaire avec vos informations personnelles : nom complet, date de naissance, adresses des cinq dernières années, etc. La précision est votre meilleure amie ici. Une simple faute de frappe dans votre nom ou une date de naissance inversée peut entraîner des retards frustrants.

Un petit conseil : prenez vraiment le temps de tout relire avant de cliquer sur « Soumettre ». Une erreur fréquente est d'oublier une ancienne adresse. Ça peut compliquer la validation de votre identité et ralentir tout le processus.

Le type de poste que vous visez va aussi jouer sur les informations qu'on vous demande. Par exemple, pour un poste de conseiller financier, on vous demandera probablement une simple vérification nominale pour vérifier les fraudes. Par contre, si vous voulez être animateur dans un camp de jour, là, pas le choix : il faudra une vérification pour le secteur vulnérable, qui est beaucoup plus poussée.

Comme on le voit sur ce schéma, plus le rôle demande un niveau de confiance élevé, plus la vérification devient complexe et rigoureuse.

Choisir un partenaire accrédité par la GRC

Pour être certain que votre démarche est légitime et que vos données sont en sécurité, il est crucial de passer par un organisme reconnu. La GRC a une liste des compagnies accréditées qui ont le droit de faire des vérifications de casiers judiciaires. Passer par une agence non accréditée, c'est prendre un risque avec vos informations personnelles et obtenir des résultats qui pourraient ne pas être valides pour un employeur.

Les agences accréditées vous offrent une plateforme sécurisée pour envoyer vos documents et vos informations. Leur processus est conçu pour être non seulement rapide, mais aussi totalement conforme aux lois canadiennes sur la protection de la vie privée.

Pour les entreprises qui gèrent beaucoup de vérifications, des plateformes spécialisées permettent de tout centraliser et de suivre l'avancement facilement. Si vous êtes une organisation et que vous cherchez à simplifier tout ça, vous pouvez commencer à utiliser un portail sécurisé en vous inscrivant pour une vérification de casier judiciaire en ligne au Canada.

En choisissant le bon partenaire et en préparant bien vos documents, vous transformez ce qui pourrait être une corvée administrative en une étape simple et rapide de votre parcours.

Démystifier les coûts et les délais d'une vérification

Une fois que vous savez de quelle vérification vous avez besoin, deux questions cruciales se posent : combien ça va me coûter et combien de temps ça va prendre ? Ce sont les détails pratiques qui comptent vraiment, que vous soyez un particulier ou une entreprise qui doit prendre une décision d'embauche.

Les prix ne sont pas coulés dans le béton, loin de là. Ils varient pas mal selon le type de vérification, votre province et le fournisseur que vous choisissez. Il est donc super important de comprendre ce qui se cache derrière ces chiffres pour ne pas avoir de surprises.

Combien coûte réellement une vérification ?

Le tarif d'une vérification de casier judiciaire au Canada n'est jamais le même. Tout dépend de la complexité de la demande. Une simple vérification nominale, qui se contente de comparer votre nom et date de naissance avec la base de données de la GRC, est évidemment l'option la plus économique.

En général, attendez-vous à payer entre 40 $ et 80 $ (CAD) pour ce service via une agence privée accréditée. Si vous passez par votre service de police local, les prix peuvent être un peu différents – parfois moins chers pour les résidents, mais souvent avec des délais qui s'étirent.

Si on vous demande une vérification certifiée avec empreintes digitales, le prix grimpe. C'est normal : le processus inclut une identification biométrique, ce qui garantit que c'est bien vous, à 100 %. Pour ce type de vérification plus poussée, les frais tournent habituellement autour de 60 $ à 100 $ (CAD). Et attention, cela n'inclut pas toujours les frais pour la prise d'empreintes elle-même.

La vérification pour le secteur vulnérable, qui est la plus complète, est logiquement la plus chère en raison de toutes les recherches supplémentaires qu'elle implique.

Un petit conseil : ne laissez pas le prix être votre seul guide. Une agence qui propose un tarif dérisoire n'est peut-être pas accréditée par la GRC. Non seulement les résultats ne seront pas valides, mais vos informations personnelles pourraient être à risque. La fiabilité et la sécurité avant tout.

À quels délais s'attendre ?

Le temps, c'est de l'argent, surtout quand un emploi ou un poste de bénévole est en jeu. Et tout comme les coûts, les délais de traitement peuvent varier énormément. Une vérification de casier judiciaire en ligne de base peut être incroyablement rapide.

En passant par une agence privée efficace, vous pouvez souvent recevoir les résultats d'une vérification nominale en quelques heures. Parfois même en moins de 15 minutes si tout est clair. C'est là un avantage énorme par rapport aux services de police, où il faut souvent patienter plusieurs jours ouvrables.

Par contre, dès que les choses se compliquent, les délais s'allongent :

• Une concordance potentielle apparaît ? Si la recherche par nom trouve une correspondance possible, quelqu'un doit vérifier manuellement. Cela peut facilement ajouter quelques jours au processus.
• Besoin d'empreintes digitales ? C'est un processus plus long. Une fois vos empreintes prises, leur traitement par la GRC peut prendre de 72 heures à plusieurs semaines, tout dépendant du volume de demandes qu'ils reçoivent.
• Vérification pour le secteur vulnérable ? C'est le marathon. En plus du traitement normal, il y a des recherches additionnelles. Le délai total peut alors s'étendre sur plusieurs semaines, et dans certains cas, même des mois.

Comment choisir un fournisseur de confiance ?

Comment s'assurer de ne pas confier ses informations sensibles à n'importe qui ? La première chose à faire, et ce n'est pas négociable, est de vérifier si l'agence est accréditée par la GRC. La GRC publie une liste des entreprises autorisées à effectuer ces vérifications. Des entreprises comme Certn au Canada ou Checkr aux États-Unis sont des exemples bien établis dans le domaine.

Voici quelques indices qui ne trompent pas pour reconnaître un service fiable :

• Accréditation GRC bien visible : L'information doit être facile à trouver et à vérifier sur leur site.
• Politique de confidentialité solide : Ils doivent expliquer clairement comment vos données sont gérées et protégées, en respectant les lois canadiennes.
• Plateforme sécurisée : Le site doit utiliser un cryptage et d'autres mesures de sécurité pour protéger vos documents d'identité.
• Support client facile à joindre : Avoir une équipe de soutien qui répond rapidement est souvent un excellent signe de professionnalisme.

En prenant le temps de peser les coûts, les délais et la fiabilité du fournisseur, vous mettez toutes les chances de votre côté pour obtenir des résultats valides, rapidement et en toute sécurité.

Votre consentement et la protection de vos données

Quand on vous demande une vérification de casier judiciaire en ligne, vous vous apprêtez à partager des informations très personnelles. C'est tout à fait normal de se sentir un peu vulnérable. Heureusement, au Canada, des lois très solides sont là pour vous protéger et encadrer ce que les entreprises peuvent faire, ou non, avec vos données.

Le point de départ de tout ça, c'est le consentement éclairé. Ce n'est pas juste une petite case à cocher à la va-vite. C'est votre droit de savoir exactement pourquoi on vous demande cette vérification, quelles infos seront cherchées, qui les verra et à quoi elles serviront. Aucune vérification légale ne peut se faire sans votre accord clair et écrit. C'est non négociable.

Le cadre légal qui vous protège

La grande loi qui veille sur vos informations personnelles au Canada est la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). C'est elle qui fixe les règles du jeu pour les entreprises du secteur privé.

Alors, concrètement, qu'est-ce que ça veut dire pour vous ?

• Une raison précise : L'employeur ou l'organisation doit justifier clairement le besoin de la vérification pour le poste en question. Par exemple, c'est tout à fait logique pour un poste en comptabilité, mais pas vraiment pour un rôle de graphiste sans accès à des données sensibles.
• Un usage limité : Les résultats ne peuvent servir qu'à l'objectif initial. On ne peut pas s'en servir pour prendre des décisions qui n'ont rien à voir avec les exigences du poste.
• Un accès restreint : Seules les personnes qui ont absolument besoin de voir les résultats pour prendre une décision, comme le directeur des RH, peuvent y avoir accès. Pas toute l'entreprise.

Ces règles garantissent que la vérification reste un outil pertinent, et non une fouille intrusive dans votre vie privée.

La gestion et la sécurité de vos informations

Une fois que vous avez donné votre accord et que la vérification est faite, que deviennent vos infos ? Les agences accréditées et les services de police ont des devoirs très stricts à ce sujet.

Vos données sont habituellement gardées sur des serveurs sécurisés, souvent ici même au Canada, pour respecter nos lois. L'accès est super contrôlé pour empêcher que n'importe qui puisse y jeter un œil.

La durée de conservation est aussi réglementée. Une entreprise ne peut pas garder les résultats de votre vérification éternellement. Les documents doivent être détruits de façon sécuritaire après un certain temps, qui est normalement indiqué dans leur politique de confidentialité.

N'hésitez jamais à demander à une organisation quelle est sa politique de conservation des données. Une entreprise transparente, comme nous l'expliquons dans notre politique sur les témoins de connexion, doit pouvoir vous fournir ces détails sans problème.

Vos droits en tant qu'individu

Même après avoir dit oui, vous gardez le contrôle. Vous avez toujours le droit de voir les résultats de votre vérification et, surtout, de demander une correction si vous y trouvez une erreur. Ça arrive.

Si jamais vous pensez qu'une organisation a mal géré vos renseignements ou n'a pas respecté les règles, vous pouvez porter plainte au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. C'est l'organisme qui enquête et s'assure que tout le monde suit les lois.

En gros, la loi est de votre côté pour que votre vérification de casier judiciaire en ligne se fasse de manière juste, éthique et sécuritaire.

Ça y est, vous avez reçu les résultats de votre vérification de casier judiciaire. C’est un moment clé, mais le travail ne s’arrête pas là. Il faut maintenant comprendre ce que le document signifie vraiment et, surtout, savoir quoi faire s’il y a une surprise ou une erreur. C'est souvent une source de stress, mais avec la bonne approche, la situation se gère très bien.

Comment lire les résultats et corriger une erreur

Décoder votre certificat de police

Quand vous ouvrez le rapport, vous tomberez généralement sur l'un de ces deux résultats. C'est la première chose à comprendre pour bien interpréter le document.

• « Sans concordance » (ou Clear / Negative) : C'est le résultat que la plupart des gens obtiennent. Ça veut tout simplement dire qu’aucune information n'a été trouvée dans le Fichier des casiers judiciaires du Canada (FCJC) qui correspond à votre nom et votre date de naissance. En bref, le rapport est vierge.

• « Avec concordance » (ou Not Clear / Incomplete) : Ce résultat sonne plus alarmant, mais il ne confirme pas que vous avez un casier. Il indique simplement qu'il existe des informations qui pourraient correspondre à votre identité. C'est un signal qu'une vérification plus poussée, habituellement avec des empreintes digitales, est nécessaire pour être certain qu'il s'agit bien de vous.

Si le rapport contient des informations, sachez que seules les condamnations pour des infractions au Code criminel du Canada ou à d'autres lois fédérales sont normalement divulguées. Les accusations qui ont été retirées, les absolutions ou les infractions provinciales (comme la plupart des tickets de circulation) n'y figurent généralement pas.

Que faire s'il y a une erreur ?

Découvrir une erreur sur votre rapport, c'est stressant. Que ce soit une simple faute de frappe, une condamnation qui n'est pas la vôtre, ou une information qui aurait dû être effacée, il est essentiel d'agir vite. La loi canadienne vous donne le droit de contester ces infos.

La première étape est de contacter directement l'agence ou le service de police qui a fait la vérification. Vous devrez leur fournir des preuves de l'erreur, comme des documents de cour ou une pièce d'identité corrigée. Ils ont l'obligation d'enquêter et de travailler avec la GRC pour rectifier le fichier national si votre demande est justifiée.

Le conseil de pro : Le fardeau de la preuve repose sur vous au départ. Gardez précieusement tous les documents judiciaires et administratifs liés à votre passé. Avoir sous la main des copies claires de jugements, d'acquittements ou de certificats de suspension de casier peut vraiment accélérer le processus de correction.

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Le jargon juridique peut être déroutant. Ce petit lexique vous aidera à y voir plus clair.

Lexique pour comprendre votre rapport de casier judiciaire

Un glossaire simple pour vous aider à déchiffrer les termes techniques et légaux qui peuvent apparaître sur votre certificat de police.

Terme	Définition claire
Absolution	Vous avez été reconnu coupable, mais aucune condamnation n'est enregistrée. Il y a des conditions à respecter.
Condamnation	Une décision de culpabilité rendue par un tribunal, qui est inscrite à votre casier judiciaire.
Acte criminel	Une infraction grave (ex. : vol qualifié, agression grave) jugée selon une procédure plus formelle.
Infraction sommaire	Une infraction moins grave (ex. : flânage, causer du désordre) jugée plus rapidement.
Suspension du casier	Anciennement "pardon". Ne supprime pas le casier, mais le met à l'écart des vérifications courantes.
Vérification du secteur vulnérable	Une vérification approfondie incluant les infractions sexuelles pour lesquelles un pardon a été accordé.

Avec ces définitions en main, la lecture de votre rapport devrait être beaucoup moins intimidante.

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Si l'information est correcte, mais problématique : la suspension du casier

Si le rapport est exact mais qu'une condamnation passée vous nuit, la solution n'est pas une correction, mais bien une suspension du casier judiciaire (ce qu'on appelait avant le "pardon"). Cette procédure ne fait pas disparaître votre casier, mais elle le scelle et le rend inaccessible pour la plupart des vérifications, comme celles pour un emploi ou du bénévolat.

Pour être admissible, il y a des conditions :

1. Vous devez avoir purgé l'intégralité de votre peine. Ça inclut les amendes, les suramendes et les périodes de probation.
2. Il faut attendre un certain temps après la fin de la peine : 5 ans pour une infraction punissable par procédure sommaire et 10 ans pour un acte criminel.
3. Vous devez démontrer que vous êtes maintenant une personne respectueuse des lois.

La demande se fait auprès de la Commission des libérations conditionnelles du Canada. C'est un processus qui demande de la rigueur et de la patience, mais qui peut vous ouvrir bien des portes en vous libérant du poids d'une erreur passée.

Savoir comment interpréter votre rapport et connaître les démarches à suivre vous redonne le contrôle. Cela transforme une situation qui peut sembler accablante en un plan d'action clair et réalisable.

Les questions que tout le monde se pose

Le processus de vérification de casier judiciaire en ligne soulève pas mal de questions, c’est tout à fait normal. Pour vous aider à naviguer tout ça, on a rassemblé les interrogations les plus fréquentes. Voici des réponses claires et directes pour que votre démarche soit la plus simple possible.

Pour combien de temps une vérification de casier judiciaire est-elle valide ?

C’est la question piège ! Il n'y a pas de date d'expiration officielle gravée dans la pierre pour un certificat de police. En pratique, c'est l'organisation qui vous le demande qui décide de sa validité.

La plupart des employeurs ou des organismes de bénévolat considèrent qu'une vérification doit dater de moins de trois à six mois. C'est logique : ils veulent un portrait récent de votre situation. Voyez ça comme une photo. Plus elle est récente, plus elle reflète la réalité d'aujourd'hui.

Puis-je faire une vérification sur quelqu'un d'autre sans son autorisation ?

La réponse est un non catégorique. Au Canada, lancer une vérification d'antécédents criminels sur une personne sans avoir son consentement écrit, libre et éclairé est tout simplement illégal. Le respect de la vie privée, c'est du sérieux ici.

La personne concernée doit non seulement savoir qu'une vérification est en cours, mais aussi signer un formulaire qui explique exactement ce qui sera vérifié. Tenter de contourner cette règle, c'est s'exposer à de graves conséquences juridiques.

Est-ce qu’une vérification de casier judiciaire affecte mon pointage de crédit ?

Absolument pas. Votre dossier de crédit et votre casier judiciaire sont deux mondes complètement séparés qui ne communiquent jamais. Les agences comme Equifax ou TransUnion ne s'intéressent pas du tout aux informations judiciaires.

Une vérification de casier ne laissera donc aucune trace sur votre rapport de crédit et n'aura aucun impact sur votre pointage. Ce sont deux types d'informations gérées par des systèmes totalement indépendants.

Avoir un casier judiciaire m'empêchera-t-il automatiquement de trouver un emploi ?

Pas nécessairement. Avoir un casier judiciaire ne ferme pas automatiquement toutes les portes. La décision finale appartient à l'employeur et dépend de plusieurs facteurs importants.

• Le lien avec le poste : L’employeur doit se demander si l’infraction commise a un lien direct avec les tâches à accomplir. Par exemple, une condamnation pour fraude financière serait problématique pour un poste de comptable, mais probablement sans importance pour un travail d’horticulteur.
• La protection contre la discrimination : Il faut savoir que les lois canadiennes sur les droits de la personne interdisent la discrimination basée sur un casier judiciaire pour lequel une suspension du casier (un pardon) a été obtenue.
• Les politiques de l'entreprise : Certaines industries, comme la finance ou la sécurité, ont des politiques de tolérance zéro, mais c'est loin d'être le cas partout.

Le meilleur conseil ? Soyez transparent. Si vous avez un casier, il vaut souvent mieux en parler ouvertement avec l'employeur, expliquer le contexte et montrer le chemin parcouru depuis.

Le processus peut sembler intimidant, mais il y a une réponse à chaque question. Pour aller plus loin, n'hésitez pas à consulter notre foire aux questions complète sur la vérification d'antécédents.

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Une vérification d'antécédents bien faite est un outil précieux pour prendre les bonnes décisions. Chez Primat, nous vous proposons des services d’enquête pré-emploi et de vérification de casier judiciaire rapides, fiables et parfaitement conformes aux lois canadiennes.
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